MANEJO DE DEVOLUCIONES..

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- DEVOLUCIONES PARA DESTRUCCIÓN

Los productos que conceptúe Garantía de Calidad (Tercero) para DESTRUCCIÓN deben ser ubicados físicamente en el área de rechazos y debe imprimir el inventario y dar aviso a Laboratorios Best para que realice el inventario de los productos para destruir en conjunto con Garantía de Calidad (Tercero).

Garantía de Calidad (Tercero) diligencia el Formato “Reporte para rechazos” F-SGC 036, y registra la información. El Asistente de Calidad de Laboratorios Best debe informar al tercero la fecha, hora y empresa que realizará la destrucción. La mercancía a destruir se entrega a la empresa contratada para la destrucción de los productos, relacionando el peso total de la misma.

Por último, el Coordinador Nacional de Ventas debe dar de baja en el sistema los productos entregados para destrucción. El tercero contratado debe dar de baja estos productos en su sistema de información.

- DEVOLUCIONES PARA DONACIÓN

Los productos que no ameriten su reacondicionamiento, pero que cuenten con fecha de vencimiento vigente, se destinarán para donación a entidades sin ánimo de lucro, dejando constancia escrita sobre el material donado. La entidad receptora de la donación diligencia el formato F-ADM 001 Compromiso de Donación.

Gerencia de Técnica aprobará la donación y por ningún motivo se entregarán productos en donación, si la entidad receptora no hace entrega del certificado de donación correspondiente.

- FRECUENCIA

Este procedimiento se debe llevar a cabo cada vez que ingrese una devolución.

- DOCUMENTOS RELACIONADOS

- Formato “Devoluciones” F-SGC 009

- Formato “Reporte para rechazos” F-SGC 036

- Rótulo “Retenido” F-CC 087

- F-ADM 001 “Compromiso de Donación”

- BIBLIOGRAFIA

N.A.

- ANEXOS

- Anexo 1 - Formato Devoluciones Utilizado por los Representantes de Ventas / Gerentes de Distrito.

- Anexo 2 - Política de Devoluciones

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ANEXO 2.

POLÍTICA DE DEVOLUCIONES

- CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

- Únicamente se aceptan Devoluciones de:

- Productos con Fecha de Vencimiento

Siempre y cuando sean devueltos 30 días antes de caducidad. (Res. No. 00085 de Ene. 28/65 Art. 41 del M.P.S)

- Productos Alterados

Por vicio propio, defectos de fabricación o daños en los cuales tengamos alguna responsabilidad, hasta un año después de la fecha de facturación. Para aceptar estas devoluciones se exige que vengan en su envase original completo y sin roturas del sello de garantía.

- Error Despacho Facturación:

Por responsabilidad directa del área comercial.

- No se Aceptan Devoluciones de:

- Mercancía con sellos rotos, envases comenzados, en mal estado, con marcas especiales, cambios de precios y etiquetas destruidas.

- Productos deteriorados por mal almacenamiento, fuego, humo, vejez, agua y por factores que escapan de nuestro control.

- No se aceptarán devoluciones de productos en mal estado, por deficiencias en el manejo de la mercancía por parte del cliente

- AUTONOMIA

Los representantes de ventas están facultados única y exclusivamente para aceptar devoluciones por las causales enumeradas en el punto anterior. El Gerente de Distrito avala la gestión del Reporte de ventas mediante su firma en el formato de Devoluciones.

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- REPORTE

- El crédito por los productos aceptados en devolución se hará a los precios Netos a que fueron facturados, deduciendo previamente los descuentos concedidos y las bonificaciones otorgadas.

- Las solicitudes de devolución deberán hacerse a través del representante de Ventas, quien deberá expedir en las oficinas del cliente el documento de devolución (Anexo 1) debidamente diligenciado, en todas sus partes.

- La distribución de las copias del formato será la siguiente

Original: Cartera

Primera Copia: Cliente

Segunda copia: Tercero contratado para la operación logística

Tercera Copia: Gerente de Distrito o Representante de Ventas

- ENVÍO

Los productos aceptados en devolución deben ser enviados en forma inmediata a las bodegas del tercero contratado, junto con el formato de devolución original y la copia del almacén

- RECEPCIÓN DE MERCANCIA

- El Jefe de la bodega, al recibir la devolución observará que el embalaje no presente roturas que evidencien saqueo por parte del transportador; en caso de presentarse esta situación le exigirá al mismo que presencie el conteo de su contenido, dejando observación en la guía sobre los faltantes.

- A más tardar el día hábil siguiente, se verificará la información del formato de devolución contra los productos físicos confirmando la codificación, presentación, cantidades, lotes al que corresponden y el precio público impreso en el producto.

- SANCIONES

- El Departamento de créditos elaborará Nota Débito con cargo al representante cuando éste retire mercancía de las dependencias del cliente y no las envíe al almacén general