MANUALES DE ORGANIZACION.

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Por qué usar los Manuales Administrativos?

Primero porque ayudan a orientar a los empledos, hacen que las instrucciones sean definidas, declaran políticas, fijan reponsabilidades, pueden proporcionar soluciones rápidas en malos entendidos y aún mostrar cómo pueden contribuir los empleados al logro de los objetivos de las empresas. Finalmente define las relaciones entre empleados y liberan a los miembros de la administración de tener que estar repitiendo información, explicaciones o instrumentos similares.

Requisitos o condiciones que deben cumplir los manuales

Debe ser un texto completo, es decir, que comprenda a la totalidad de la estructura, puestos, dependencias, funciones, atribuciones y responsabilidades.

Debe ser un texto actual, o sea, que describa y enumere todas las cuestiones en una formas que estén determinadas o sucediendo en su momento.

Debe ser un texto comprensible, es decir que sea entendido por todos los que lo utilizarán. Para esto debe estar redactado en un lenguaje claro, sencillo y concreto.

Debe ser conocido por todo el personal, o al menos conseguir que lo conozcan y pueden estudiarlo y analizarlo.

Debe ser lo más breve y ameno posible, no demasiado ambicioso, ni caro pero bien impreso y con toda su estructura sistematizada.

Guías para la redacción y edición de manuales

- Deben de hacerse en papel tamaño carta y a renglón cerrado.

- Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen izquierdo superior de la primera hoja del manual.

- Todas las hojas deben tener tres agujeros en el margen izquierdo para colocarlos en cartapacios de tres agujeros.

- Se editarán en papel ditto o mimeógrafo para contar con suficientes ejemplares.

- Para la edición se usará el sistema de hojas sueltas.

- El estilo de redacción debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos.

- Deben evitarse abreviaturas en los títulos de los temas.

- Las hojas de los manuales llevarán numeración correlativa del 1 en adelante.

- Se omitirá el número 1 en la primera hoja y el resto se anotará su numeración correlativa en el margen superior derecho.

Metodología para la elaboración de los manuales

1. Planificación del Estudio (documento sobre metodología de organización y métodos)

- Definición de objetivos del estudio

- Elaboración del Plan de Trabajo

- Recolección y estudio de documentos sobre la organización: Organigramas, Leyes, Informes, Normas, Reglamentos.

- Recolección y estudios de trabajos de organización efectuados

- Elaboración de la metodología a emplear: Métodos de trabajo, Sistemas, Lineamientos

- Arranque del estudio hasta su implantación: Pert, Gantt, Ruta Crítica, Etc.

- Presentación de Información:

- A nivel superior

- A unidades administrativas

- Recolección de Información:

- Entrevistas

- Cuestinarios

4. Análisis de Información:

4.1. Identificar unidades y Puestos

- Estudio de funciones, actividades, atribuciones

- Estudio de volumen o cargas de trabajo

- Estudio de procedimientos de trabajo, flujo de documentos

- Elaboración de Anteproyecto de Manual:

- Aplicación o Elaboración de su Estructura

- Elaboración de Organigramas

- Descripción de Objetivos

- Descripción de Puestos

- Elaboración del Proyecto Final

- Aprobación

- Impresión

- Circulación y Control de Entregas

- Revisión

CONTENIDO DEL MANUAL

- Introducción

- Antecedentes de la Empresa, unidad administrativa y manual

- Propósito y contenido del documento

- Presentación a funcionarios y empleados.

- Elementos de la Planificación administrativa de la Institución administrativa

- Marco Jurídico Institucional (bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: acuerdos de constitución, escritura pública, estatutos, reglamentos, etc.

- Propósitos o Finalidades

- Objetivos

- Funciones

- Organigrama General

- Elementos de la Planificación administrativa de la unidad administrativa

- Marco Jurídico

- Propósito o Finalidades

- Objetivos

- Funciones

- Organigrama Específico

4. Descripción de Puestos:

4.1. Código del Puesto:

Este es un número clave en algunas empresas se utilizan para efectos de ordenamiento y fácil localización de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que presupuestariamente le corresponde.

4.2. Título del Puesto:

Anotar el nombre con que formalmente