METODOLOGIA PARA IMPLEMENTAR UN SIG EN NIAR

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lista de chequeo se unificara para los tres sistemas y con base en esta lista de chequeo se realiza el diagnostico, es importante que la persona que realice esta lista sea consciente de la importancia, responsabilidad y un buen conocimiento de la norma.

Una vez conformado el grupo de trabajo, este se responsabilizara de la elaboración del diagnóstico de acuerdo a la lista de chequeo y de esta forma proceder a elaborar un plan de trabajo.

Una vez ya se tenga el equipo de trabajo, se procede hacer la presentación formal a todos los miembros de la organización, con el fin de que le presten toda la colaboración necesaria para realizar bien esta labor.

La gerencia debe informar al grupo de trabajo, los horarios, sitios de trabajo, responsabilidades, asignación de labores. La directiva deberá proporcionar los recursos tantos físicos como económicos para que el grupo de trabajo pueda realizar bien su labor.

Es importante que la gerencia de a conocer al grupo de trabajo la importancia de su labor ya que será el apoyo para una correcta implementación del sistema.

El equipo de trabajo designado deberá indicar cuáles serán las actividades a desarrollar de acuerdo al objeto social de la empresa y así mismo informara quienes serán los responsables por cada área de trabajo.

El grupo de trabajo deberá fijar parámetros, tiempo y condiciones para una buena ejecución de lo planeado.

Una vez conformado el grupo de trabajo, las tareas a realizar, los responsables de cada labor e identificada las áreas se debe proceder a elaborar el cronograma de actividades. Ver anexo 4. Esto con el fin de conocer el tiempo de implantación y reducir al máximo los costos.

Los responsables del SIG, deberán identificar todos los procesos, con el fin de realizar correctamente el SIG.

Entre la identificación de estos procesos es importante tener en cuenta la identificación de los requerimientos de los clientes como de las partes interesadas.

Ya definido el grupo de trabajo y teniendo claro las funciones y responsabilidades, deberá a proceder a realizar las diversas encuestas o entrevista al personal y hacer la correspondiente notificación indicando el objetivo, alcance e importancia con el fin de que se les preste una buena asesoría e información.

Una vez realizadas las encuestas, entrevistas, listas de chequeo se procede a puntear o calificar de acuerdo a los parámetros fijados por los responsables del Sistema y el equipo de apoyo.

Esta calificación es importante para conocer exactamente el estado actual de la empresa, con los resultados de la etapa de diagnóstico se tiene la certeza cuál será el paso a seguir y como se debe seguir, esto ayuda a mejorar, reducir el tiempo de implantación y costos.

Se debe elaborar una tabla para calificar los resultados de la lista de chequeo es colocar porcentajes y conceptos, los cuales deben ser bien definidos por el grupo de trabajo, esto de acuerdo al resultado obtenido de la lista de chequeo, por ejemplo:

TABLA 3. Valoración de la lista de chequeo para el diagnóstico del SIG

% DE CUMPLIMIENTO CONCEPTO

0% No cumple con los requisitos

25% Tiene procesos sin documentar

En este diagnóstico es importante dejar claro que de la documentación que existe, cual cumple con los requisitos y requerimientos de la norma y también se de valorar, la cual puede ser en la misma tabla de acuerdo al ejemplo anterior.

Una vez realizada la correspondiente puntuación y valoración se deben obtener un resultado de esta calificación. Donde se define el porcentaje de cumplimiento de la norma, este resultado es cuantitativo que sirve como parámetro para continuar con un buen proceso de implantación.

Es importante que una vez analizada la información cuantitativa obtenida de la lista de chequeo, se debe proceder a la revisión por parte de la gerencia o directivas de la organización, esto con el fin de que se establezca una idea del estado actual en que se encuentra la empresa y así mismo obtener el conocimiento en cuanto a recursos físico, económicos, humanos y el tiempo que podría llevar este proceso.

El grupo de trabajo y los responsables del Sistema serán quienes presenten el informe final de verificación, análisis e información cuantitativa del estado actual del SIG.

Es importante que el grupo de trabajo sea claro al momento de presentar el informe de diagnóstico a las directivas, porque de aquí parte los objetivos principales, como por ejemplo dejar la evidencia de que el sistema se debe implantar mediante procesos, es decir se deben indicar las entradas y las salidas, las cuales muestran con la satisfacción del cliente el logro de metas y objetivos,

5.2 ETAPA DE PLANEACION

Durante la etapa de planeación se deben determinar y desarrollar métodos, tareas, tiempo y todo lo que requiera el Sistema Integrado de Gestión. SIG.

Durante esta etapa se desarrolla un plan de trabajo, la comunicación y el rol que representa cada integrada del grupo de trabajo.

Al igual que en la etapa de diagnóstico, en la etapa de planeación también se debe nombrar el equipo de apoyo, donde se concienticen de la importancia, responsabilidad, donde este grupo será el líder y el encargado de sacar adelante el SIG.

Igualmente se debe dar a conocer el equipo de trabajo, sus responsabilidades, roles, se presentara a toda la organización para que tengan todo el apoyo necesario para lograr llevar a cabo su labor.

Se deben definir todas las actividades necesarias para lograr cubrir las falencias encontradas en el proceso de diagnóstico.

El grupo de trabajo será el encargado de definir las tareas, actividades, elaborar el diseño, implementación, verificar y revisar continuamente el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

Igualmente el grupo de trabajo definirá los roles de cada área y los responsables encargados de entregar la información a tiempo, para esto se puede realizar un cronograma individual por cada responsables con el fin de que pueda cumplir con las fechas a tiempo.

Una vez conformado el grupo de trabajo, definidos los responsables de cada área se debe realizar un cronograma general donde se debe indicar cada