¿Número de resolución día mes y año que establece el manual único de gestión documental para la Policía Nacional?

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- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, a quién hace referencia el Remitente?

R. Al funcionario que va a firmar digitalmente el documento electrónico.

- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, es de carácter obligatorio enviar Copias a otros destinatarios sí o no y porque?

R. No es carácter obligatorio enviar copias de la información, “ya que únicamente se hace a manera de conocimiento”.

- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, como mínimo cuantas palabras se deben escribir en el Asunto: del Documento?

R. Mínimo 5 palabras.

- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, como se determina la Clasificación de información del documento según la confidencialidad?

R. Se determina en: (Pública “VISIBLE”; Pública Clasificada “NO VISIBLE” y Pública Reservada “NO VISIBLE”).

- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, se deben diligenciar cada uno de los espacios obligatorios?

R. Sí, se deben diligenciar cada uno de los espacios requeridos, teniendo en cuenta que son obligatorios para avanzar en la elaboración del Documento Electrónico.

- ¿En la elaboración del Documento Electrónico, en que pestaña podemos visualizar el formato del Documento realizado?

R. Al seleccionar la pestaña “@ Documento”, se visualiza el formato del documento electrónico, el cual trae datos automáticos, según el diligenciamiento realizado en las pestañas anteriores, es importante recordar que la información es totalmente editable

- ¿A partir de la palabra “Atentamente”, hasta la palabra “@Firma”; porque no se deben modificar los espacios?

R. No se deben modificar, porque es el espacio requerido por el sistema para el estampado de la firma digital.

- ¿En el campo denominado “Anexo” situado en la parte inferior izquierda del documento, por defecto trae el Documento Electrónico la palabra NO, sin embargo al anexar un archivo de forma correcta, esta evidencia cambio por la palabra?

R. Se evidencia el cambio por la palabra SI.

- ¿En caso que la elaboración del Documento Electrónico no cumpla con los criterios necesarios o establecidos por el aprobador, este último deberá proceder a realizar la devolución del mismo, seleccionando el ícono color naranja denominado “devolver documento” para ser corregido; quien es el único usuario que puede realizar la corrección, de acuerdo a los roles?

R. El usuario elaborador deberá realizar los ajustes solicitados por el funcionario aprobador.

- ¿Dónde puedo visualizar el seguimiento, de los movimientos en el aplicativo “GECOP” de un Documento Electrónico?

R. En la trazabilidad del documento electrónico.

- ¿Dónde va ubicado el Rótulo de identificación de carpetas?

R. El rótulo debe ubicarse en la parte inferior derecha de la carpeta o libro. Este formato será el que se encuentre controlado y vigente en la Institución.

- ¿Dónde se debe dejar registrado el procedimiento para la eliminación de Documentos?

R. En los formatos de eliminación documental (FED); los cuales quedarán adjuntos al acta de eliminación.

- ¿Cuál es la versión actualizada a utilizar para realizar la Hoja de Control?

R. Versión 1.

- ¿En atención a la Ley 527 del 18 de Agosto de 2009, al recibir un documento por medio de correo electrónico, se entenderá notificado de la información allí contenida?; responda Falso o Verdadero, justifique su respuesta.

R. Falso; porque la Ley que determina este enunciado es la 527 del 18 de Agosto de 1999.

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