NEW MOTECH MÉXICO

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UBICACIÓN

Av. Benito Juárez No. 116 Col. Parque Industrial Querétaro, C.P. 76220

Ciudad: Santiago de Querétaro, Querétaro.

SITUACIÓN-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

SITUACIÓN

El equipo de trabajo del Área de Ventas- Embarque está constituido por:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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En esta organización, el área de ventas tiene como principal tarea cumplir con el requerimiento diario de cada cliente, entre estos se encuentran los siguientes: Johnan, Young Chem, Donga, y en los que destacan sus clientes potenciales como lo son Samsung y Bosch.

Así mismo es indispensable que a cada hora señalada en el requerimiento diario se logre la entrega de los pedidos en tiempo y forma (previamente anticipados con anterioridad a 2 días) y que de manera obligatoria se debe generar la remisión y/o factura del pedido poco antes de que se embarque el mismo.

Además, otra de las actividades que desempeña un asistente de ventas en esta organización es dar entrada al material terminado llamado “stock” tanto físicamente (checando el material y firmar nota de entrega a los operadores encargados de introducirlo) y electrónicamente, es decir, registrando dicho material en un sistema llamado Sync, en el cual podemos identificar la orden de venta (para nosotros) que producción tiene pronosticado generar de acuerdo a las al requerimiento, y que se tiene previsto que entrará en un lapso máximo de 24 horas. Nota: la entrada del producto terminado al almacén puede darse de alta en el sistema por medio del coordinador de embarques, en las ocasiones en que se encuentre ausente el asistente de ventas. Sin embargo, para que un material pueda ingresar a almacén, es necesario que haya dos aprobaciones de por medio, la primera es que los miembros de “Calidad” inspeccionen físicamente el material terminado y en caso de ser aceptado de acuerdo a sus normas de calidad estipuladas puedan dar dicho material “de alta” en el sistema mencionado anteriormente como pase a almacén, no sin antes obtener la segunda aprobación por parte del coordinador y/o la asistente de ventas que de igual manera tomará registro de dicho material en el sistema.

Una vez que se tiene el material físicamente en el almacén, y que el Sistema también lo da de alta, se procede a generar la factura “invoice”, pero si en el sistema indica que hay material pendiente por ingresar a almacén de acuerdo a las cantidades ahí especificadas o que “calidad” no lo haya liberado a manera de inspección en el sistema, el asistente de ventas no puede generar la factura, simplemente porque el sistema no se lo permite, ocasionando como consecuencia un conflicto serio con los clientes ya que el material se irá físicamente pero no llevará consigo la factura física del material que deberá entregarse en la hora indicada.

Planteamiento del Problema:

El problema en el retraso de “Invoice” en tiempo y forma sólo se presenta al realizar las ventas para Samsung ya que para este cliente, se deben generar las facturas mediante el Sistema Sync, las cuales deben entregarse al cliente al momento que la mercancía entra a su almacén.

Cuando el asistente de Ventas no puede generar la factura de algún número de parte en la entrega de pedido específicamente a Samsung, no es que no se quiera realizar la misma, sino que en ocasiones, el material está ya dentro del almacén pero en el sistema se específica que el aún falta por dar entrada a “X” cantidad de piezas para cubrir el requerimiento de un número de parte en el día especificado o viceversa, el sistema indica que ya se puede generar la factura e imprimirla cuando en realidad físicamente no se tiene en el almacén el producto terminado. Por lo que en varias ocasiones se llega a tener generadas la mayor parte de facturas del requerimiento previsto cuando aún falta ingresar material de acuerdo al requerimiento de producción y al nuestro, en ventas.

Dicho problema ha ocasionado gran descontento principalmente por Samsung ya que retrasa sus actividades en el momento de recibir el material además de que provoca gran descontrol en sus operaciones administrativas.

CIRCULO DEMING

PLANEAR-¿QUÉ HACER?

Proponer una solución de mejora para controlar el flujo de materiales (desde la entrada) en el área de almacén- embarques con base en las herramientas básicas de calidad para lograr la entrega de “invoice” a Samsung en tiempo y forma.

¿CÓMO HACERLO?

Tomando como base el conocimiento del proceso de entrada de materiales al almacén deseamos identificar las posibles causas del problema planteado, para ello implementaremos primeramente un diagrama “Causa-Efecto” o también conocido como diagrama de Ishikawa. Siendo esta una herramienta muy importante para dar paso a descartar las causas que se presentan en el problema.

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Después haber implementado el diagrama de Ishikawa podemos identificar cuáles son algunas de las principales causas que están afectando el descontrol de material. Los problemas más destacados y sobresalientes son el mal conteo de material que entra al almacén, y los faltantes y sobrantes de material en el mismo, esto se da porque las personas encargadas de esta área no tienen un cuidado