ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y CONTROL INTERNO

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Como lo hacen notar los autores Adolfo Arata Andreani Y Luciano Furlanetto, el diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones con el objeto de lograr la coordinación efectiva de las mismas. Es decir; esta define la manera en como funcionara la organización y como se aplicaran y distribuirán sus recursos.

Funciones De Autorización Y Supervisión

- De autorización:

La autoridad en toda organización es transcendental, debido a que pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante todo el proceso administrativo; a través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. La autoridad eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Así mismo, su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y la eficacia de sistemas de control. Todo esto, con la finalidad de lograr el establecimiento de la comunicación para que la organización funcione eficientemente.

De manera tal, la delegación de autoridad; es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga tareas o conferirle su representación. Otra posible dirección seria el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.

- De supervisión:

El supervisor es aquella persona que en una empresa observa y dirige al personal para orientarlo y vigilarlo en el cumplimiento de sus funciones, asignándole los medios y recursos adecuados, y un plan de acción, coordinando equipos de trabajo, para obtener la mayor rentabilidad empresarial.

En cuanto a sus funciones este tiene a las siguientes:

- Planificar: evaluar la situación actual, establecer objetivos y definir las estrategias para lograr obtenerlos.

- Organizar: distribuir el trabajo y asignar tareas específicas entre los empleados para lograr un flujo equilibrado.

- Liderar: dirigir, motivar y canalizar las conductas de los empleados para lograr los objetivos.

- Controlar: evaluar el trabajo realizado y tomar las acciones correctivas.

- “Staffing”: obtener y desarrollar empleados con las destrezas, conocimientos y actitudes necesarios para el desempeño exitoso.

Segregación de funciones

El concepto segregación de funciones que propone Coso (2011) menciona que:

Está relacionada con la asignación a personas distintas las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar operaciones, y mantener la custodia de activos que, podría reducir las oportunidades de que cualquier empleado desde su posición oculte errores o perpetre fraudes en el desarrollo de sus actividades. Para reducir la ocurrencia de errores o fraude en el manejo de activos, la entidad debería separar las tareas que desempeñan sus empleados que son catalogadas como incompatibles, en cuya virtud, las funciones de autorizar y registrar transacciones, y administrar activos deberían estar convenientemente separadas. Ejemplo, la persona que tiene a su cargo la contabilidad, no podría ser responsable del manejo de los activos líquidos de la compañía. Del mismo modo, quien autoriza ventas al crédito no podría ser, al mismo tiempo responsable de los registros de la cuenta corriente de clientes y del cobro de facturas y depósito del dinero en bancos. Cuando existen conflictos en la segregación de funciones, la entidad se encuentra expuesta a riesgos significativos que podrían culminar en actos de fraude.

Una adecuada segregación de funciones debe asegurar que una persona no tenga acceso físico a controles en todas las fases del proceso de negocios o transacciones, sea esta autorización, custodia o registro. Las tareas de las unidades operativas y empleados deben definirse de tal manera que exista independencia y separación de funciones que podría comprender: autorización, ejecución, registro, de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones. También una efectiva segregación de funciones debe promover y exigir que los empleados cumplan con el periodo vacacional anual con el fin de reducir los riesgos, especialmente, en el caso de quienes manejan dinero o valores. Las responsabilidades deben distribuirse en forma sistemática entre varias personas para asegurar un adecuado equilibrio entre los poderes y las facultades delegadas. La rotación del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de tiempo prolongado. (p. 99).

De acuerdo a lo que opina Coso (2011) la Segregación de funciones, vendría siendo; un método que usan las organizaciones para separar las responsabilidades de las diferentes actividades que intervienen en la elaboración de los estados financieros, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como mantener la custodia de activos. No obstante, una segregación de funciones inapropiada puede representar un aspecto importante para las organizaciones ya que origina debilidades materiales o deficiencias significativas en los controles internos. Esto debido a que dichas deficiencias pueden resultar en una mayor posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en el procesamiento de transacciones y en reportes financieros.

Manual de procedimientos

Giovanny Gómez (2013), expresa:

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas

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