PLANIFICACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

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Según los requerimientos especificados por el cliente o por el grupo de clientes, un proyecto puede generar: un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo, la capacidad de realizar un servicio (por ej., una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución), o un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad).

- Factores de éxito.

R/ Un proceso es un conjunto de acciones que se interrelacionan entre sí con el fin de alcanzar un objetivo preestablecido con anterioridad como una meta, en el proceso de construcción de un proyecto intervienen diferentes factores esenciales, en su correcta aplicación se basa el éxito de nuestros proyectos.

- Seleccionar adecuadamente los procesos que se requieren para alcanzar efectivamente los objetivos preestablecidos del proyecto.

- Adoptar un enfoque definido el cual siguiéndose correctamente, permita lograr los objetivos.

- Cumplir con los requerimientos necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes o interesados en el proyecto.

- Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

- Los supuestos del proyecto.

R/ Un supuesto de proyecto, es una idea que se establece como verdadera para comenzar por el desarrollo de nuestro trabajo en el proyecto, estos supuestos se completan en la fases de planificación y estimación, los supuestos establecidos deben ser monitoreados y supervisados por el grupo encargado del proyecto, ya que al ser una suposición puede resultar ser falso y nuestro proyecto tendría un impacto negativo.

Algunos supuestos en la realización de proyectos son los siguientes:

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Supuestos de recursos: Los supuestos sobre recursos son los hechos que se establecen sobre el uso de los recursos (recursos físicos, ambientales, tecnológicos, el talento humano) Un supuesto hecho sobre un proyecto de recursos humanos es que individuos trabajarán 40 horas a la semana en el turno diurno; que recursos de energía como la electricidad se utilizarán durante las horas de trabajo.

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Supuestos de entrega: Se enfocan en lo que el proyecto proveerá como producto final del trabajo realizado, un supuesto de entrega sería: en el mes de mayo se entregará la carretera con una extensión de 100 km.

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Supuestos de presupuesto: Se realizan cuando se planean las finanzas del proyecto, establecen el uso que se le dará a los recursos. Un supuesto de presupuesto sería: costo general de la actividad diaria no se incrementará, los costos personales no cambiarán y que las condiciones económicas generales se mantendrán igual.

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Supuestos de alcance: Establecen los alcances de nuestro proyecto, esto quiere decir que establecen los resultados finales de cada fase de nuestro proyecto. Un supuesto de alcance podría ser seguir un control de cambio en el alcance de forma que, si cambian otros factores dependientes, se tomen en cuenta si al añadir un alcance o quitarlo.

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LIMITACIONES EN LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO.

R/ Planificar el proyecto, nos dota de diversas ventajas para desarrollarlo de forma correcta, pero en el proceso de planificación pueden intervenir situaciones que limiten la correcta planificación de las actividades, algunas de estas situaciones pueden ser:

- La planificación va a depender de la calidad y la cantidad de información disponible. Se puede decir que un buen gerente de proyectos debe preocuparse por conseguir información de calidad, la falta de información de calidad constituye una gran limitación para el gerente de proyecto, ya que sin información sobre los diversos aspectos influyentes en el proyecto no podrá llevarlo a cabo.

- Se requiere de buenas habilidades de planificación para poder pronosticar situaciones no deseadas o desconocidas. Se requiere de personal altamente capacitado para llevar a cabo el proyecto, ya que con personas inexpertas el proyecto que se esté dirigiendo puede fracasar.

- Un aspecto importante que se debe tener en cuenta es que ciertas situaciones pueden crear falsas sensaciones de seguridad de las previsiones, esto hace que la organización tienda a confiarse en situaciones en la que hay mucha incertidumbre y que, por lo tanto, debe ser manejada con precaución.

- La planificación no debe ser muy detallada ya que puede generar inflexibilidad para asumir los cambios que deban realizarse en el camino, el plan que se crea debe ser flexible, dispuesto a adaptarse a los cambios ya que si esto no ocurre se puede desarrollar mal el proyecto.

- Trabajo, actividades y tareas.

R/ En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

- Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste

- Tener un producto final como resultado

- Tener un comienzo y un fin claro

- Ser responsabilidad de una sola persona

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:

- Descripción de la tarea

- Inputs o precondiciones necesarios

- Requerimientos de recursos con costes

- Tiempo estimado

Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas clave o hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para: