Para lograr conseguir una buena comunicación efectiva debemos tener en cuenta una serie de factores y características para que el mensaje que queremos transmitir sea eficaz:

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La comunicación es simplemente el acto de transferir información de un lugar a otro. Aunque se trata de una simple definición, cuando pensamos en cómo podemos comunicar el sujeto se vuelve mucho más compleja. Hay varias categorías de comunicación y más de uno puede ocurrir en cualquier momento.

La comunicación organizacional es un subcampo de la disciplina más amplia de los estudios de comunicación. La comunicación organizacional, como un campo, es la consideración, análisis y crítica del papel de la comunicación en contextos organizacionales. Su función principal es informar, persuadir y promover la buena voluntad. El flujo de comunicación puede ser formal o informal. La comunicación fluye a través de canales formales son a la baja, horizontal y hacia arriba, mientras que la comunicación a través de canales informales generalmente se denomina como la vid.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación efectiva es importante para los gerentes en las organizaciones con el fin de realizar las funciones básicas de gestión, es decir, la planificación, organización, dirección y control.

La comunicación ayuda a los administradores a realizar sus trabajos y responsabilidades. La comunicación sirve como base para la planificación. Toda la información esencial debe ser comunicada a los gerentes que en giro deberán comunicar los planes a fin de ponerlas en práctica. Organizador también requiere una comunicación efectiva con los demás acerca de su tarea de trabajo. Del mismo modo los líderes como administradores deben comunicarse eficazmente con sus subordinados a fin de lograr los objetivos del equipo.

Los gerentes dedican gran parte de su tiempo en la comunicación. Por lo general, pasan gran tiempo en el cara a cara o comunicación telefónica con sus superiores, subordinados, colegas, clientes o proveedores. Los gerentes también utilizan la comunicación escrita en forma de cartas, informes o notas donde la comunicación oral no es factible.

Por lo tanto, se dice que “la comunicación eficaz es un componente básico de las organizaciones de éxito”. En otras palabras, la comunicación actúa como la sangre de la organización.

La importancia de la comunicación en una organización puede resumirse en:

Comunicación promueve la motivación informando y aclarando los empleados acerca de la tarea a realizar, la forma en que se debe realizar la tarea, y cómo mejorar su rendimiento.

La comunicación es una fuente de información para los miembros de la organización para el proceso de toma de decisiones ya que ayuda a identificar y evaluar curso alternativo de las acciones.

La comunicación también juega un papel crucial en la alteración de las actitudes de los individuos, es decir, una persona bien informada tendrá una mejor actitud de un individuo menos informado. Las revistas, diarios de organización, reuniones y otras fuentes de información ayudan a la comunicación oral y escrita para moldear las actitudes de los empleados.

La comunicación también ayuda en la vida social. En la vida de hoy la única presencia de otro individuo fomenta la comunicación. También se dice que uno no puede sobrevivir sin la comunicación.

Como se señaló anteriormente, la comunicación también ayuda a controlar el proceso. Ayuda a controlar el comportamiento del miembro de la organización de diversas maneras. Hay varios niveles de jerarquía y ciertos principios y directrices que deben seguir los empleados de una organización. Deben cumplir con las políticas de la organización, desempeñar su función trabajo de manera eficiente y comunicar cualquier problema de trabajo y de queja a sus superiores. Por lo tanto, la comunicación ayuda en la función de gestión de control.

Un sistema de comunicación efectivo y eficiente requiere un dominio de gestión en la entrega y recepción de mensajes. Un gerente debe descubrir diversas barreras a la comunicación, analizar las razones de su ocurrencia y tomar medidas preventivas para evitar los obstáculos. Por lo tanto, la responsabilidad principal de un gerente es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz en la organización.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN ASERTIVA

Hay muchas razones por las cuales la comunicación interpersonal puede fallar. El mensaje (lo que se dice) no se puede recibir exactamente de la forma en que el remitente pretende. Es por lo tanto, importante que el comunicador busque la retroalimentación para comprobar que su mensaje se entienda claramente.

Las habilidades de escucha activa, claridad y la reflexión pueden ayudar pero el hábil comunicador también debe ser consciente de las barreras a la comunicación efectiva y la manera de evitarlas o superarlas.

Hay muchas barreras para la comunicación y éstas pueden ocurrir en cualquier etapa del proceso de la comunicación. Las barreras pueden dar lugar a que el mensaje se distorsione y que, por tanto, el riesgo de perder el tiempo y / o dinero al causar confusión y malos entendidos. La comunicación efectiva implica la superación de estas barreras y transmitir un mensaje claro y conciso.

Las barreras del idioma

Lenguaje y la capacidad lingüística puede actuar como una barrera para la comunicación.

Sin embargo, incluso cuando se comunica en el mismo idioma, la terminología utilizada en un mensaje puede actuar como una barrera si no se entiende completamente por el receptor. Por ejemplo, un mensaje que incluye una gran cantidad de palabras especializadas y abreviaturas no serán entendidas por un receptor que no está familiarizado con la terminología utilizada.

Coloquialismos y expresiones regionales pueden ser mal interpretados o incluso consideradas ofensivas.

Las barreras psicológicas

El estado psicológico de los comunicadores influirá en la forma en que se envía el mensaje, recibido y percibido.

Por ejemplo, si alguien se hace hincapié en que puede estar preocupada por los problemas personales y no como receptivos al mensaje como si no se destacaran.

El manejo del estrés es una habilidad personal importante que afecta a las relaciones interpersonales.

La ira es otro ejemplo de una barrera psicológica para la comunicación, cuando se enoja es fácil decir cosas que lamentar más adelante y también para malinterpretar