Utilización del computador para lograr pruebas de auditoría más efectivas

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Se piensa que el uso de estos paquetes es una de las mejores formas en que el auditor puede, eficiente e independientemente, intervenir en los ambientes de computación, ya que obtiene flexibilidad en la utilización del computador y sus archivos.

Las aplicaciones de los paquetes de auditoría son muy implicas y, a manera de ejemplo de los beneficios que el auditor puede obtener de esta técnica, son obtener amplios alcances en la verificación de las operaciones, con el consecuente ahorro de tiempo de auditoría.

A continuación se enuncian algunas de las formas en que esta técnica puede ser utilizada:

- para examinar la corrección de los registros:

- Examen de los saldos de cuentas por cobrar en exceso a los limites de crédito

- Examen de auxiliares de inventarios para localizar partidas con saldos acreedores, de lento movimiento o anormales.

- para verificar calcaos y cómputos:

- probar las extensiones y sumas de los inventarios físicos.

- comprobación del cálculo de las depreciaciones

- verificar razonabilidad de los descuentos sobre ventas

- calculo de intereses e impuestos

- para comparar información en diferentes archivos

- para determinar posteriores de las cuentas por cobrar mediante la comprobación del archivo de cuentas por cobrar (a una fecha determinada), contra los registros de las cobranzas de fechas posteriores.

- comprobar el archivo de inventario físico de un año contra otro para localizar partidas de lento movimiento o en exceso o bien, para localizar aumentos normales en los costos unitarios

- cotejar la nomina contra los archivos maestros de empleados para determinar la existencia de pagos fuera de ese archivo

- para seleccionar e imprimir pruebas de auditoría:

- confirmación de cuentas por cobrar y por pagar

- selección de partidas de inventarios para verificación física

- determinación de las adiciones al activo fijo para su examen documental y físico

- para sumariar, reclasificar y analizar información:

- verificar sumas y totales de los archivos

- probar la antigüedad de las cuentas por cobrar.

- preparar balanzas de comprobación con la inclusión de los ajustes propuestos por el auditor

- Resumir y analizar estadísticas de retacón de inventarios y cuentas por cobrar.

- reclasificar cuentas por cobrar por renglón o por agentes

- estratificar niveles de inventarios. para comparar información obtenida a través de la auditoria con los archivos en el computador.

- cotejo de las pruebas físicas del inventario contra el archivo correspondiente

Otras técnicas.

Existen otras técnicas para probar controles internos, todas con la característica de usar el computador en mayor o menor grado; sin embargo, son derivaciones de las técnicas antes indicadas.

g) Prueba especifica:

Prueba para verificar cálculos o procesos específicos, simultáneamente al proceso real (cálculos de depreciación, interés, antigüedad de cuentas por cobrar, etc.)

h) Pruebas de sistemas en línea.

Pruebas para verificar sistemas donde las transformaciones, conforme ocurren, se procesan inmediatamente en los archivos del computador a través de terminales. en estos sistemas, existe una serie de controles internos en los programas para evitar que se introduzcan operaciones no autorizadas a través de claves o bien, aquellas que no están completadas o con datos erróneos. En estos casos, los sistemas normalmente prevén informes de las transacciones procesadas por cada terminal y por cada operario para conocer intentos de acceso no autorizados, transacciones incompletas no procesadas, y las transacciones procesadas que sirvan de base para compararlas con los datos fuente que dieron origen a la operación.

En sistemas complejos (muchas transacciones de procesos múltiples de cálculos, con varias terminales y utilizando base de datos), no será posiblemente suspender los procesos del computador y copiar archivos para que el auditor procese su lote de datos de prueba y, en este caso, deberá emplearse la técnica de datos de prueba integrados conjuntamente con esta técnica.

i) Imagen del contenido de la memoria

Esta técnica consiste en solicitar una impresión de cierta parte del programa registrada en la unidad central del computador.

si el auditor quisiera ver la lógica y probar la razonabilidad de ciertas instrucciones (valores que en memoria tienen algunas variables), deberá solicitar una copia de la parte correspondiente para evaluarla. En estos casos, generalmente, el auditor deberá solicitar asistencia técnica para poder leer la selección extraída.

Por ejemplo, ciertos cálculos de intereses y de depreciación son diferentes, dependiendo del tipo de los prestamos o de los activos y, en estos casos, el computador bajo ciertas instrucciones previas (parámetros, claves, etc.), toma decisiones, sin dejar huella, para realizar los cálculos. en estos casos, el auditor podrá solicitar copia (imagen) de una sección del proceso para evaluarla.

J) Seguimiento o rastro.

Consiste en listar los pasos de los procesos del computador para proporcionar una evidencia de auditoría (pista) de la lógica de los programas.