Planificacion como proceso administrativo.

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Idalberto Chiavenato: la planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa.

David Ewing: la planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían.

Importancia de la planificación: existen muchas razones que explican por que la planificación es importante en toda actividad humana que desee el logro de un objetivo con éxito. Estas razones se pueden enfocar en cuatro principales.

- contrarrestar la incertidumbre y el cambio.

- fijar la atención de los objetivos.

- minimizar costo.

- facilitar el control.

- para contrarrestar la incertidumbre y el cambio como dice Koontz.

Lo incierto del futuro y el cambio hacen de la planificación una necesidad.

Así como el navegante no puede simplemente fijar una ruta y olvidar de ella, el administrador tampoco puede establecer su meta y dejar las cosas así. Sin embargo, a medida que este administrador planea más hacia el futuro, disminuye su certeza con respecto al ambiente interno y externo de los negocios y se vuelve más incierta cualquier decisión. Aun cuando haya mucha seguridad en el futuro, se requiere alguna planificación.

- fijar la atención en los objetivos dicho por Koontz.

A causa de que toda planificación se orienta hacia la consecuencia de los objetivos de la empresa, el simple acto de planificar llama la atención sobre los objetivos. Los planes globales bien estudiados unifican las actividades interdepartamentales. Los empresarios sumidos en problemas inmediatos son forzados, a través de la planificación, a considerar el futuro y aun las necesidades periódicas de revisar y ampliar los planes con el interés de alcanzar sus objetivos.

- Minimizar costo dicho por Koontz.

La planificación reduce los costos al mínimo a causa del énfasis que le imprime a la operación eficaz y sólida. La economía resultante de planear se ve claramente en el nivel de producción. La planificación minimiza los costos al concentrar los esfuerzos hacia una meta predeterminada, permite aprovechar al máximo los recursos de la empresa y reduce el trabajo improductivo.

- Facilitar el control como dice Koontz.

Un administrador no puede verificar los logros de sus subalternos, si no tienes metas de realización con las cuales lo pueda medir. La planificación ofrece una base para el control, establece normas de rendimiento, puntos de partida y terminación. Debe existir una relación intima entre la planificación y el control, para el logro exitoso de los objetivos.

¿Es importante la planificación? Si por que con la planificación aumenta el crecimiento y el bienestar de toda organización, una buena planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa.

Requisitos para la planificación

Para llevar a cabo la fase de planificación dentro del proceso administrativo, es necesario que se cumplan algunos requisitos. Esto se refiere a:

- objetivos.

- medios o instrumentos.

- requisitos que deben cumplir lo objetivos.

Los objetivos son los fines que la organización desea lograr, los objetivos deben ser claros y cuantificables, si no, es imposible saber hacia donde se dirige la planificación.

En una empresa productiva define sus objetivos de diferentes formas, una de las mas utilizadas es la de expresar el objetivo, en términos de unidades de producción por año. Como por ejemplo las empresas de zapatos su objetivo de producción podrá ser producir 5.000 zapatos en el año, en la misma empresa el departamento de ventas podrá establecer su objetivo, pero ellos le interesa el valor de la venta. Entonces su objetivo se definirá en Bs. De ventas al año. Como por ejemplo en la empresa de zapatos el objetivo podrá ser vender zapatos 150.000 bolívares al año.

En casos de objetivos múltiples y complementarios debemos tener en cuenta la posibilidad de compararlos y reducirlos a una unidad. En una unidad de producción un objetivo podría ser: reducir los costos a un cierto monto. En una unidad de ventas su objetivo será aumentar las ventas a una determinada cantidad de bolívares, en este caso tenemos objetivos múltiples pero complementarios.

- Requisitos que deben cumplir los instrumentos.

Instrumentos son los medios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, estos son:

- recursos humanos con la capacidad, competencia y conocimiento para planificar

- una organización eficiente para la ejecución y control del plan.

- consenso y aceptación mayoritaria de los miembros de la organización sobre la planificación.

- un sistema o mecanismo de control eficaz.

Es importante distinguir en la planificación entre objetivos (fines) e instrumentos (medios) ya que frecuentemente se confunden. Para comenzar un proceso de planificación se deberá tener especial cuidado en los requisitos necesarios para hacerlo ya que de otra forma todos lo esfuerzos serán infructuoso e inútiles.

Ventajas y Desventajas de la planificación

Ventajas: Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

- Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.

- Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.

- Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación esta dando los resultados buscados.

- Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona