Politica de caja menuda

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- La fecha de la factura debe corresponder a la fecha del gasto.

- No se realizará el reembolso de gastos que no cuenten con factura fiscal a excepción gastos de (Transporte, Taxi).

- Las facturas que comprueban el gasto realizado deben de estar firmadas por el jefe de área. El gasto debe ser razonable de acorde a la actividad laboral del departamento.

- Todos los gastos de transporte, deberán describir las rutas de desplazamiento (De punto a punto) y deberán contar con la autorización del Jefe inmediato.

- Todo comprobante provisional de Caja Menuda deberá ser entregado en la sección de Caja General, máximo en 2 días con sus documentos correspondientes (factura original).

Las cajeras deberán monitorear e informar por correo electrónico al xxxx o xxxx de cada área con copia al xxxx el incumplimiento del párrafo anterior.

- Los gastos pagados con fondos propios de los colaboradores solo serán reembolsados con autorización de Gerencia General.

- El departamento de contabilidad deberá realizar arqueos sorpresivos.

3.6 Directrices – Faltas y Sanciones

En el caso en el que el colaborador no liquide los provisionales de fondos que se le hayan otorgado, en el término de dos días se procederá de la siguiente forma:

- No le será otorgado al colaborador ni al departamento de origen, un nuevo anticipo de Caja Menuda, ni se procederá a realizarles reembolsos de gastos hasta que liquiden el provisional pendiente.

- En el caso que antes de finalizar el mes no proceda a la liquidación del anticipo, esté será descontado de planilla y el colaborador no tendrá derecho a justificar posteriormente los gastos realizados.

- Bajo ninguna circunstancia los fondos asignados de Caja Menuda podrán ser utilizados por el responsable del manejo de los fondos o por cualquier colaborador que solicite un anticipo, para usos distintos de los gastos de la compañía.

- Si durante los arqueos de fondos existieran faltantes, estos deberán ser explicados y reintegrados de forma inmediata por el personal responsable del manejo de fondos y firmará el acta de arqueo como evidencia de los resultados. En caso contrario a la reposición inmediata del faltante, será descontado de planilla y el colaborador no tendrá derecho a justificar posteriormente los gastos realizados.

- Si durante los arqueos sorpresivos de los fondos existieran sobrantes, estos deberán ser sustentados y depositados (Banco xxxx, cuenta corriente xxxx) de forma inmediata por la cajera responsable y entregar copia de slip al xxxx (cargo) o a quien asigne.

- Cualquier uso indebido será considerado una Falta grave y podría considerarse como causal de despido.

3.7 Otras disposiciones

- Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por la Gerencia General y notificado formalmente a todos los departamentos.

- Revisión: Edición # 1.

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Anexos

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5.1. ANEXO # 1 FIRMAS AUTORIZADAS

5.2 Anexo # 2 Formulario de Caja Menuda Provisional

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5.3 Anexo # 3 Comprobante de Caja

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