Práctica profesional LETEHI SPA

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Realizar seguimiento y control a procesos de compra y negociación con proveedores.

El proceso de compra de insumos, materiales y repuestos se realiza una vez que se detecta su necesidad de compra, muchas veces resultando en un retraso de la producción, no obstante, los trabajos a realizar son planificados con anterioridad a través de un documento tipo presupuesto por lo que con respecto a materiales e insumo para realizar los trabajos no presentan mayor problema, sin embargo, para ejecutar dichos trabajos es de suma importancia que las maquinarias requeridas se encuentren en perfectas condiciones, puesto que la falla de alguna de esta representa un retraso significativo, lo cual no solo afecta en el compromiso de fecha también existen multas asociadas al retraso del trabajo, estipuladas en el contrato firmado previo al inicio de los trabajos, por tanto la empresa requiere la concesión de inventario de repuestos.

Del tiempo en el que estuve realizando mi práctica, se presentó solo una situación donde una de las maquinarias, un bulldozer para ser exacto, presento fallas en el momento que se ejecutaba un trabajo, afortunadamente en esa ocasión estaba a disposición otra máquina del tipo, por lo que solo fue un día de retraso, debido al traslado de esta.

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Planificación de uso de maquinarias, y calendarización de mantenciones preventivas.

Dentro de la empresa, no existen las mantenciones preventivas, solo hay una persona que tiene conocimientos a grandes rasgos sobre el correcto funcionamiento de las maquinarias, está demás decir que es sólo sobre algunos tipos de máquinas, las de menor complejidad. Es por esta razón que la primera propuesta para la empresa, fue contactar a un mecánico especialista en la variedad de maquinarias con la que cuenta la empresa, a partir de la revisión de cada una de las máquinas, se estableció un inventario con productos críticos, vale decir, con aquellos repuestos de difícil acceso y aquellos que son imprescindibles, para este inventario se dispuso parte de la bodega. Una vez conformado este inventario, se capacito al personal que maniobra las máquinas para que ellos al final del turno pudiesen hacer un chequeo a estos, y avisar si encuentran algún desperfecto. A demás se realizó un calendario con mantenciones preventivas, estas se fijaron según su información técnica y por lo sugerido por el experto. También para el correcto uso del inventario se establecieron informes con el procedimiento de ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Cuánto? pedir, para evitar que se provoque un quiebre o sobre stock.

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Revisión y propuesta de cambios y/o mejoras a procedimientos actuales de control de costos.

En un principio me dediqué solo a recolectar información sobre la estructura interna de los costos, pudiendo detectar los gastos que se pueden reducir y optimizar el rendimiento de los recursos disponibles. Donde mayormente se incurren en gastos es en la compra del petróleo, y sueldos de los trabajadores, ya que las maquinarias se consideran como inversión.

Debido a que la empresa trabaja por proyectos, una de los consejos fue contratar a los operarios de maquinarias por la duración del proyecto, mientras que los cargos administrativos continuarían con los contratos antiguos. Esto respaldado bajo una comparación de los sueldos que se pagaron el año pasado con los que se hubiesen pagado si el contrato fuese por proyecto y esto arrojó un ahorro del 0.98% del total de los sueldos.

Con respecto a la compra del petróleo, esta se hace con un proveedor que fue recomendado por un amigo del dueño de la empresa, si bien no se han tenidos grandes problemas, no es la negociación más correcta, puesto que no hay un contrato formal, en el que estén estipuladas las condiciones del servicio, como por ejemplo, donde se pueden ubicar las partes comprometidas en caso de incumplimiento, la cantidad requerida en un plazo determinado por la empresa, ya que de los problemas que se han suscitado, es que en algún momento se requirieron grandes cantidades del producto, y el proveedor no fue capaz de abastecer a la empresa con su solicitud, debido a esto se recomendó, realizar una búsqueda con proveedores del producto, y que cumplan con las condiciones que requiera la empresa, luego con toda la información enviada por los proveedores tabular un comparativo, que facilite la toma de decisiones. Cabe destacar que un proveedor debe verse como un aliado estratégico, con el que se pueda negociar el plazo de entrega, condiciones de pago y el pedido mínimo, puesto que siempre pueden ocurrir imprevistos. Con lo que respecta al precio no hay mucho poder de negociación, puesto que, este está establecido por organizaciones como la ENAP y la OPEP.

De las ventajas influyentes en la decisión de que proveedor escoger, predominó la que se comprometía más con los plazos de entrega, y la que entregaba una solución concreta en caso de imprevistos.

RECOMENDACIONES PARA LA EMPRESA.

Durante mi práctica puede observar la falta especialización para personal que operaba las maquinarias, por otra parte, las decisiones tomadas por los altos cargos de la empresa tienen carencia de análisis, ya que, al ser una empresa familiar se da prioridad de trabajo a los integrantes de la familia, que, en varios casos, sus conocimientos son obtenidos en base a la experiencia laboral anterior, por lo que, también recomendaría algún tipo de especialización, al menos en el área en que se va a desempeñar.

Mientras que se especializa el personal, es recomendable establecer informes con la descripción del conductor regular para desarrollar algún tipo de proceso, ya sea, de solicitud de compra, evaluación de los proyectos, etc. Así facilitar el trabajo en conjunto.

RECOMENDACIONES PARA LA UNIVERSIDAD.

En cuanto a los conocimientos entregados durante mi carrera en particular por los ramos de producción fueron muy importante en el desarrollo de mi práctica, no notando ninguna deficiencia en ello, mi gran problema fue que en este caso la empresa no cuenta con ningún apoyo de software comercial, por ende, el uso de una herramienta tan común como es Excel, es de suma importancia para este tipo de empresas, ya que, a través de esta les permite tener un mejor control de todas las áreas de la empresa, sin la necesidad de contratar un software comercial.

Es por esto que le recomendaría a la universidad que impartiera al menos un electivo sobre