Remuneraciones periodicas. SISTEMAS DE NOMINA

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y el BANAVIH que requiere datos de los aportes de “contribuciones sociales” tanto del trabajador como de la empresa para hacer sus facturaciones y auditorías; la Inspectoría del Trabajo, y el Banco Central de Venezuela para elaborar las estadísticas de ocupación y producción sectorial, los tribunales de justicia en los casos de embargos para sustentación económica de menores, las entidades bancarias para procesar las transferencias de la empresa, y los pagos a los trabajadores vía electrónica, y los prestadores de servicios y/o comercios, que para otorgar créditos a los trabajadores requieren de la empresa nominas actualizadas, y al trabajador el último recibo de pago.

2.3.- Tecnologías de información y comunicación.

Instintivamente cuando aparece la palabra tecnología se asocia a un aparato o equipo preferiblemente electrónico, si bien es cierto en los tiempos actuales este término nos lleva a esa premisa, no necesariamente es así, En opinión de Cegarra (2012), la tecnología se puede definir como el conjunto de conocimientos propios de un arte o actividad: agrícola, industrial o comercial que permite la creación de artefactos o procesos para producirlos con parámetros de calidad estandarizados.

En relación a la nómina, el “sistema” puede consistir en llevar anotaciones de asignaciones y deducciones a los trabajadores en libreta de forma manual, y entregarle el dinero en un sobre especificando brevemente los conceptos, de hecho esta modalidad fue adoptada desde los comienzos de la industrialización en el siglo XIX, hasta principios del siglo XX, y hoy en día es posible que existan empresas muy pequeñas continúen con esa “tecnología”. Sin embargo tanto las exigencias que hacen los trabajadores, las necesidades que tienen las empresas de generar información oportuna y confiable, y las obligaciones que impone el Estado a través de la normativa laboral, hace que cada vez más se empleen sistemas automatizados.

Es por ello que cuando se describe este tercer componente se hace referencia a la Tecnología de la Información (TI), donde los elementos básicos son el hardware y el software, las comunicaciones que comprende la trasmisión de redes de datos, imágenes y voz.

2.4.- Técnicas de trabajo:

Consiste en los métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo, este último componente es el que determina la efectividad, eficacia y eficiencia del sistema, ya que aun cuando los datos, los requerimientos de los usuarios y las tecnologías de información y comunicación estén estandarizados en el mercado, si las técnicas de trabajo no son adaptadas a la filosofía y los requerimientos de la empresa y las personas, no se alcanzará los objetivos deseados.

Por ejemplo en un primer caso, si se trata de una micro empresa (poco personal), con nomina básica, regida por la LOTTT, y con dificultades para la comunicación (difícil acceso a internet), las técnicas de trabajo recomendables estarán orientadas al empleo de hojas de cálculo (Excel) con órdenes verbales.

En un segundo caso, si se trata de grandes empresas de alto número de trabajadores, con nominas diferenciadas en estatus (obreros, empleados y ejecutivos) o nominas con diferentes tipos de regímenes aplicables (LOTTT y contractuales) es recomendable hacer inversiones no solo en hardware y software específicos, en capacitación para los operadores del sistema, crear formatos para registros de información, así como normas y procedimientos acordes a la estructura de la empresa.

3.- Objetivos de un sistema de nominas

En opinión de D` Pablos (2004) toda organización independientemente de su dimensión y fin perseguido dispone de sistemas de información más o menos formalizados, y para que estos se gestionen adecuadamente deben presentar los siguientes objetivos:

Colaborar en la consecución de los objetivos de la organización, apoyando la realización y coordinación de las tareas operativas.

Suministrar a los distintos usuarios del sistema la información necesaria para planificar, controlar y tomar decisiones.

Acota la citada autora, que para que el sistema de información cumpla con los objetivos debe presentar las siguientes características mínimas:

Fiable, facilitando la información de calidad y sin errores

Selectivo, suministrando solo la información necesaria para el objetivo asignado.

Relevante, proporcionando información de interés para el usuario.

Oportuno, entregando la información en el momento necesario.

Flexible, facilitando su propia modificación para ajustarla a las necesidades de la empresa.

Utilidad de costo, que consiste en establecer la relación de entre la posibilidad de obtener, procesar, almacenar los datos, y el valor que tenga la información de salida, es decir el sistema de información será útil mientras que el costo de captar, procesar y almacenar la información no sea superior al valor de su salida.

4.- Controles de un sistema de nómina:

Por mecanismos o pautas de control se puede entender como la forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado, cada persona, empresa o institución establece sus mecanismos en su sistema de acuerdo a sus objetivos y técnicas de trabajo, en consecuencia, a futuro no se puede determinar cuáles son las pautas de control para un sistema en específico, no obstante existen políticas que los delinean, que en opinión de de Aguilera (2007) se debe contar con:

1. Un conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.

¿En nuestro sistema de nóminas quiénes suministran los datos (entradas) lo hacen en forma oportuna y confiable?, ¿existen registros de ello?

2. Un modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera que realice cada responsable y/o unidad.

¿Nuestro sistema es capaz de generar “nominas virtuales” que permitan estimar el costo del recurso humano en un escenario especifico (incremento de horas extras, trabajo nocturno o días feriados) a los efectos de las proyecciones financieras de la empresa?

3. Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia