Tema: Analisis de Sistemas Computacionales - Salidas

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¿Cómo presentar la información?

La información puede mostrarse de múltiples formas dependiendo de cómo se planeen utilizar. Algunos ejemplos serian:

Formato Tabular

Las tablas son muy utilizadas por los users promedio, en toda el área de finanzas y contabilidad predomina el uso de tablas y en general se utilizan bajo las siguientes condiciones:

- Cuando los detalles dominan y se ocupan pocos comentarios o explicaciones.

- Cuando la información se presenta en categorías discretas.

- Las categorías deben tener etiquetas.

- Cuando se deben obtener totales o comparaciones.

Se pueden resaltar detalles en específico como anomalías o excepciones a las expectativas, categorías más importantes que otras, totales, etc.

Formato Gráfico

En los sistemas de información basados en computadora el formato grafico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la tecnología que nos facilita el acomodar datos y poder presentarlo de forma ilustrativa basado en los registros que se tienen almacenados, este tipo de método de despliegue es muy útil para realizar comparaciones entre los datos.

Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, se recomienda el uso de iconos interpretativos que nos ayuden a denotar el significado de las cosas, utilizar diferentes colores para facilitar la comparación y se pueden observar tendencias de crecimiento o decremento.

- Toda grafica impresa en pantalla debe tener un título y una leyenda que indique la información necesaria

- Añadir el número de páginas de una serie completa

- Colocar el texto de forma que sea fácilmente legible

- Utilizar suficiente espacio para que no se muestren detalles en exceso y aumentar la claridad

- Los valores en los extremos de las barras, iconos, líneas, etc.

- Realzar detalles con negritas, itálicas o subrayados.

¿Para qué se emplean las gráficas?

Manejo del volumen de información: Separa la información en grupos más pequeños y recordarlos es más sencillo, en vez de obtener una larga tabla con datos, se observan símbolos que representan los mismos detalles.

Facilidad para la presentación efectiva de datos: son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa y facilita comparaciones.

Satisfacción de preferencias personales: La información se debe preparar de forma que encaje sin dificultad en un ambiente específico.

Formato Impreso

Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuenta usualmente los siguientes aspectos:

- Encabezados

- Datos y detalles

- Resúmenes

- Lineamientos

En los reportes impresos es importante saber qué información es la que realmente se necesita agregar, por lo que hay que estar al pendiente de ello porque de nada serviría el llenar hojas con datos solamente.

Se suele utilizar colores para identificar y familiarizar ciertos aspectos del reporte, así como datos distribuidos de la forma más conveniente, un buen reporte bien diseñado puede reducir la cantidad total de reportes requeridos por la empresa, empleado o cliente de la empresa dependiendo del caso. Estos suelen ser económicos cuando se implementa un dispositivo de impresión láser como medio de salida.

Un ejemplo común para un reporte impreso serían los recibos de pago que nos mandan tanto los servicios, como los bancos, etc.

Diseño de Salida en Pantalla

Cada página que se presenta de forma visual a los users recibe el nombre de pantalla o panel. Se pueden utilizar plantillas para facilitar su uso y lectura.

Características de una pantalla:

- Dimensiones físicas de la pantalla.

- Estructura organizada para la información a exponer

- Método de realce

- Encabezados y títulos

- Mensajes e instrucciones

- Algunas explicaciones sobre la información que se presenta

Diseño de Pantallas Múltiples: Es muy útil en varias ocasiones emplear varias pantallas para dar a los users la información que ellos necesitan y utilizando múltiples pantallas con detalles más extensos o específicos sobre cualquier cosa, se puede dar importancia a las pantallas principales y los datos que estas incluyen, esto genera facilidad de lectura. Hoy en día se utiliza mucho el separar en “Tabs” los diferentes segmentos de información que se mostrarán.

Debe ser posible imprimir la información de cada pantalla de forma sencilla cuando así lo sea requerido.

Conclusión

Para terminar el tema me gustaría agregar que obviamente el considerar las salidas más efectivas para los clientes no es el único paso verdaderamente importante en el desarrollo de un sistema, sin embargo, estas mismas serán lo que los usuarios perciban de la funcionalidad del sistema, por tanto es muy importante el tener la habilidad de poder identificar las salidas que realmente necesita una empresa para que el sistema les pueda ser de gran utilidad, así como considerar que el formato de despliegue debe tener un diseño agradable a la vista y fácil de procesar de forma que facilite a las personas el leer y recordar esa información ya que las salidas están diseñadas específicamente para los users.