Trabajo Final ’’Banco Multipes Caribe’’

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Este procesos mencionado anteriormente puede durar de 1 un día a un mes depende del caso del cliente, muchas de estas solicitudes no llegan a ser incluidas en el sistema porque se pierden durante el proceso, es por esta razón que realizamos esta investigación para crear una formas mas sencilla de realizar el proceso que tome menos tiempo.

5. Resumen Ejecutivo

Banco Caribe es una institución financiera, con varios productos en el mercado, pero su principales fuertes, son los prestamos de vehículos, y las tarjetas de Crédito, actualmente el proceso para entregar las tarjetas a los clientes, es muy largo y cuando las tarjetas, llegan a los clientes estos ya no lo desean, recibir y cada dia aumenta mas la cantidad de Tarjetas que se quedan en cajas en la unidad de distribución, tal era el caso que hace 2 años se implemento la unidad de Motivacion y Uso de Tc, cuyo principal objetivo era llamar a los clientes que tenían tarjetas emitidas en el sistema pero no la tenían en sus manos, esto dio como resultado la creación de un nuevo departamento, y la contracion de nuevo recurso lo que implicaba mas gastos, para la institución pero luego de un año de funcionamiento de este departamento los resultados seguían siendo los mismo, las tarjetas que se encontraban en cajas seguían ahí, este departamento estaba trabajando, pero con las llamadas se lograban la cancelación de las tarjetas en el sistema porque los clientes ya no la necesitaba, ni se acordaban de ellas ,o ya simplemente no la querían. [pic 7]

Luego de analizar por varios meses este problema, se determino que lo que hacia que las tarjetas se quedaran en el area de distribución era el tiempo que duraban para llegar a las manos de los clientes, y entonces se empezó a analizar la unidad de Credito y producción se monitoriaron a los oficiales y fue ahí cuando se descubrió que ese tiempo que las tarjetas duraban recorriendo el area de crédito, nos daba la seguridad de tener tarjetas verdaderamente seguras, con datos bien verificados pero que al final del dia no se entregaban a los clientes. Entonces fue cuando se analizo que el trabajo se estaba haciendo bien solo habia que encontrar la forma de reducir el tiempo que la solicitudes duraban en esta unidad, o mejor dicho disminuir el tiempo que tardaban los solicitudes fisicas en ser incluidas en el sistmema, para su emision.

- La Solucion

Como resultado del ultimo analisis se descubrio que el problema radicaba en la unidad de analisis de credito, y como solucion del problema determinamos luego de analizar el proceso en conjunto al departamento de calidad de la institucion nos dimos cuenta, que era el proceso el que retrasaba el tiempo que duraban las tarjetas de credito, desde que se le ofertaban al cliente hasta que se incluian en el sistema para la generacion de un numero y la emision del plastico. Y se ideo un nuevo proceso que consiste:

- En las mañanas llegan las solicitudes.

- Las recibe un oficial y verifican que sea la cantidad que dicen los acuses, y la reparte a los 10 oficiales de produccion.

- Quienes confirman la solicitud y luego la digitan en el sistema y se la carga a credito.

- Analisis de credito las analisa y emite las que cumplan con las politicas de la institucion y las que no las rechaza.

Este cambio del proceso lo hace aun mas corto y rapido, y no se dejaria pasar ningun proceso, solo que se realiarian de una forma mas corta y sin tener que esta pasando las solicitudes de una area a otra, varias veces sino que se empieza un proceso en una area y se finaliza ahí y luego se pasa a otra area para que continue al siguiente paso.

Flujograma del Proceso.

[pic 8]

Este nuevo cambio en el proceso, se cree que logre optimizarlo y que sea mucho mas rapido que el proceso actual, para lograr que ya no se queden tarjetas en la unidad de distribucion. Se necesitara la entera colaboracion de cada uno de los los departamentos y del personal que labora en ellos.

Este nuevo proceso que se implementara no va a requerir de ningun costo adicional, ni de la contratacion de nuevo personal por el momento, se implementara por tres meses para probar si realmente es la solucion al problema que afecta actualmente a la institucion.

Para iniciar la puesta en marcha del proceso se le dara una charla a todo el personal de esta area donde se le explicara el cambio del proceso y se respomderan sus dudas, esta charla durara todo un dia, para poder explicarle tambien el porque se esta realizando el cambio, y que estaran todos siendo parte de una prueba, luego de los tres meses de uso del nuevo proceso se les entrevistara a cada uno individualmente para que de su punto de vista de que le parecio este nuevo proceso y que comparado con el anterior cual ceen mejor.

Duarnte los tres meses de implementacion del nuevo proceso se monitoreara el area de distribucion a ver si la cantidad de tarjetas que se emitian cada dia, era la misma cantidad que se estaba entregando, al dia siguiente, y se monitoreara el area de produccion y analisis de credito para ver de que forma se va desarrollando el proceso.

Al finalizar las entrevistas individuales evaluaremos el nuevo proceso según las respuestas que den los analistas de credito y los oficilales de produccion y tambien acerca de los resultados que nos den las estadisticas que se levantaran en el area de distribucion a los tres dias despues del inicio de los tres meses de prueba. Si se reducen las cantidades de tarjetas que se quedaban, en la unidad de distribucion, y si los colaboradores del area de analisis de credito y produccion dan comentarios positvos a cerca del proceso.

Con la intalacion de este nuevo proceso se desea mejorar la cantidad de tarjetas que ese emiten y se quedan en cajas en nuestra institucion y al mismo tiempo creemos que este nuevo cambio mejorara el ambiente laboral en las areas de analisis de credito y produccion y se creemos que los oficiales mejoraran el tiempo de confirmacion y digitacion de las solicitudes, y que se tendra un mayor control de los expedientes fisicos, al final del dia el que comfirme la solicitud sera quien tambien la digitara y el numero de digitadas y confirmadas por cada oficial sera el mismo lo que facilitara medir la productividad de los oficiales.

- Conlucion. [pic 9]

La mejora del proceso de emision de Tarjetas de Credito volvera mas productivo a Banco Multiples Caribe y lo hara estar a la altura de las demas entidades