ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MANUEL ALFONSO BRAND

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Se define al archivo como un conjunto de documentos que resultan de alguna gestión realizada por una empresa o una persona, los cuales son conservados como soporte legal y para ser consultados posteriormente en caso de ser requeridos.

Probablemente el origen de los archivos se remonte al origen de la escritura, civilizaciones antiguas como los egipcios, romanos, griegos, arcadios, sumerios y babilonios ya manejaban escritos en elementos como pieles, madera o mármol, los cuales se constituyen como las primeras formas de archivos. Posteriormente las técnicas de archivo siguen evolucionando estableciendo su importancia y diferenciación de su carácter general y administrativo.

Es de vital importancia que el archivista tenga conocimiento de la clasificación que tienen los archivos, que es la siguiente:

Según la organización:

• Archivo centralizado, es cuando el archivo es controlado únicamente por una dependencia al interior de una entidad.
• Archivo descentralizado, el archivo es llevado por cada una de las dependencias de la entidad.
• Archivo descentralizado con control descentralizado, el archivo lo lleva cada dependencia y el responsable del control es el jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado, el archivo se maneja de acuerdo a las necesidades de cada dependencia, pero a su vez es controlado también desde el archivo central de la entidad.

Según su uso:

• Archivo activo, contiene documentos del año en curso o anteriores, los cuales satisfacen las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo, son documentos menos consultados y cambia su periodo de conservación.
• Archivo inactivo, se trata de los documentos que se deben conservar por mayor tiempo de acuerdo con las disposiciones legales, comerciales y fiscales.

Según su naturaleza:

• Archivo público, todos los documentos de entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público, documentos de valor histórico e investigativo, científico y cultural de interés público.
• Archivo privado, documentos de propiedad de las empresas.

Según su ciclo vital:

• Archivo de gestión, documentos sujetos de consulta por parte de toda la entidad.
• Archivo central, grupo de documentos de cada dependencia reunidos en un solo lugar, de consulta menos frecuente pero igual siguen vigentes.
• Archivo histórico, documentos transferidos del archivo central al archivo de conservación permanente.

Los archivos son importantes al interior de las organizaciones porque se convierten en una herramienta indispensable en la administración de la información y los documentos que se generan en el día a día y además facilitan la consulta de los mismos, ya que se encuentran debidamente organizados en un lugar específico.