Actividad 2: Planteamiento del Proyecto sucursal Zaragoza

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Universidad Tecmilenio

Maestría en Administración de Negocios con esp. en Finanzas

Materia: Fundamentos de la Administración

Mtro. Jose Manuel Grajales López

Actividad 2: Planteamiento del Proyecto

Alumno: Luis Edgar Ramos Lopez

Periodo: Mayo – Agosto

Tema del proyecto

Eficientar el proceso administrativo en cierre de cobranza semanal y mensual en sucursal Zaragoza a través de la correcta planeación de actividades.

Introducción

     En la actualidad la mayoría de las grandes empresas, tienen una planeación bien sementada la cual les permite operar de manera eficiente tanto con sus clientes externos como internos. Sin embargo, existen otras entidades que carecen de esta etapa o bien, no es la correcta como es el caso de sucursal Zaragoza. Dentro de la operación de la sucursal, se tienen algunas deficiencias que afectan el logro de los objetivos tanto de las diferentes áreas como de la sucursal en general, a causa de una mala planeación, comunicación interdepartamental ineficiente, los tipos de liderazgo, la motivación entre otros factores. El propósito de este proyecto es desarrollar una estrategia que ayude a que algunos procesos que se realizan dentro de la sucursal en días de cierre semanal y mensual se vuelvan más eficientes. Si mezclamos la planeación con una comunicación efectiva entre áreas, un buen liderazgo por parte de supervisores; el resultado podría ser magnifico y así lograr que los colaboradores que forman parte de los equipos de trabajo estén a gusto con las actividades que realiza día con día y por ende se puedan alcanzar las metas planteadas por la alta gerencia.

Planteamiento del Problema

Cada semana la sucursal Zaragoza presenta un retraso en el envió de reportes financieros que debe proporcionar al área de finanzas operativas en corporativo, el gerente de administración de esa sucursal comenta que los retrasos de deben principalmente a los siguientes factores:

• No existe una planeación de las actividades que debe realizar su equipo de auxiliares en días de cierre.
• La comunicación entre el área de administración y el área de ventas es mala casi nula, por lo tanto, el gerente de ventas entrega con mucha demora la información que deben procesar para obtener los reportes financieros, y en ocasiones la actitud del gerente de ventas es nefasta.
• El equipo de auxiliares que tiene a su cargo. se sienten muy presionados en los cierres, puesto que es mucha la información que deben revisar y procesar en poco tiempo.

Objetivo del proyecto

¿Qué se persigue con este proyecto?

La finalidad del proyecto es ayudar a la sucursal Zaragoza en específico al área de administración, a realizar una adecuada planeación de sus actividades en cierre para que el envío de la información financiera que es requerida por parte de finanzas operativas sea el oportuno.

¿Cuáles son sus alcances?

Minimizar tiempos en los procesos administrativos ejecutados en los cierres, con ayuda de una buena planeación de actividades, comunicación efectiva y trabajo en equipo en el área de administración.

¿Qué se va a desarrollar como propuesta de solución a la problemática encontrada?

Se llevará a cabo un análisis de todas las actividades que ejecuta el área de administración en esta sucursal, en especial lo que realizan en los días de cierre y en base a esto detectar deficiencias que afecten en la operación. Lo cual nos permitirá elaborar una propuesta de trabajo en cuestión de planeación iniciando con el área de administración para después ir involucrando poco a poco las áreas que también tengan cierta participación en el cierre.

Marco teórico

El presente proyecto se llevara a cabo en las instalaciones de la sucursal Zaragoza la cual se ubica en el municipio de Tepeaca Puebla, Esta sucursal pertenece a Provident México S.A. de C.V. , la principal actividad de esta entidad es proveer prestamos personales y a pequeños negocios en efectivo , esta organización pertenece al grupo Internacional Personal Finance que se encuentra en Gran Bretaña y mantiene operaciones en varios países del mundo desde 1998. Cabe mencionar que Provident, tiene más de 15 años de presencia en México y cuenta con mas 70 sucursales en toda la República Mexicana, teniendo sus oficinas corporativas en la ciudad de Puebla.

Los temas principales que darán sustento a este proyecto son los siguientes:

Planeación y Productividad en la Empresa

Hoy en día muchas organizaciones se rigen bajo ciertos lineamientos en su operación diaria, algunos con enfoque de servicio al cliente otros con enfoque en crecimiento (ventas) otros tantos con enfoque en el mercado, todo lo antes mencionado se relaciona directamente con el cumplimiento de objetivos. Pero aquí lo más importante es, saber quiénes somos como empresa, hacia donde vamos, que queremos lograr y como lo vamos a lograr. El conjunto de todas estas acciones hace referencia a la planeación estratégica. Antes de establecer metas u objetivos, es importante conocer y analizar todas las funciones operativas que realiza la entidad, identificar las posibles áreas de oportunidad y establecer planes de mejora que puedan ser evaluados constantemente.

Haciendo mención del uso eficiente de los recursos, el proceso de planificación contribuye a una asignación correcta de los recursos con que la empresa puede operar, con esto la productividad se maximiza y los recursos no se malgastan. Por otra parte, los expertos comentan que la productividad empresarial tiene que ver con las acciones que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de las metas establecidas por la alta gerencia, ahora bien, para que esto suceda la productividad engloba distintos aspectos que ayudan a elevar esta productividad dentro de la empresa; por ejemplo:

• Establecer metas y objetivos es fundamental para conseguir implantar el liderazgo empresarial y el éxito de una empresa, marcar un camino a seguir que sirva como guía y motivación.
• Fomentar las sinergias teniendo claros los valores dentro de la organización empresarial, esto permite que los diferentes equipos puedan comunicarse y trabajar mejor generando motivación laboral y así conseguir el aumento de la productividad.
• Incentivar la creatividad para conseguir innovar y producir cambios en la empresa que hagan aumentar la productividad empresarial. La creatividad es un activo indispensable para la supervivencia de cualquier empresa ya que nos permite ser competitivos y hacer frente a los constantes cambios del mercado.
• Incorporar mejoras tecnológicas que mejoren los resultados y de ese modo la productividad de la empresa.
• Gestionar el tiempo adecuadamente y la organización de la empresa es muy importante a la hora de mejorar la productividad empresarial ya que todo el tiempo que se pierde o no se invierte bien deja de ser productivo.
• Potenciar medidas de conciliación y flexibilidad laboral es fundamental para incrementar la motivación de los empleados ya que un empleado descontento es un empleado poco productivo.

Trabajo en Equipo

Uno de los factores mas importantes para el logro de objetivos organizacionales, es el trabajo en equipo. Aunque también es cierto que, en algunas empresas, esto no funge como alguna actividad primordial, sin embargo, para algunas otras organizaciones, el trabajo en equipo es su principal “catapulta” para hacer más fácil el logro de los objetivos establecidos dentro de alguna área de la empresa.

El trabajo en equipo no es la única forma de desempeño en los ámbitos profesionales, pero sí la que hasta el momento ha dado mejores resultados en las empresas que tienen muy marcado este principio. Los talentos individuales son indispensables para el rendimiento del colaborador para con la empresa, sin duda, pero lo son mucho más cuando se integran a grupos con una serie de objetivos concretos. Incluso algunos autores aseguran que, para la solución de problemas, dos o mas mentes son mejor que una.