CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

APRENDIZ:

DANIEL MARTÍNEZ MANTILLA

ENSAYO

GIRARDOT – CUNDINAMARCA

2021

De manera mundial la gestión documental en temas de archivo ha aumentado su importancia, todas las organizaciones tanto públicas como privadas necesitan de una correcta gestión documental, desde hace años atrás se ha aplicado la escritura en diferentes elementos representativos, todo con el fin de dar a conocer lo que pasaba o sucedía en aquellos tiempos. Pero no se llevaba el correcto almacenamiento y mucha de esta información se extraviaba o se perdía. Desde que las pymes y grandes organizaciones comenzaron los procesos de calidad y auditoria comenzaron a ver la importancia de que los documentos que se expedían se debían conservar de la mejor manera para un uso adecuado de la información que se tramitaban en cada dependencia facilitando el acceso a las personas.

Actualmente, desde aproximadamente el 2008 el gobierno colombiano ha demostrado que la gestión de archivos es de suma importancia para cada proceso administrativo en las organizaciones, que se debía formar normas y leyes que rigieran  la gestión de archivo para un mejor manejo y conservación de la información, toda organización tiende a transformarse en una colección de documentos.

Según el material impartido por el Sena, nos resalta y recalca la importancia del manejo y la conservación de los archivos que tienden a tener valor administrativo, investigativo, histórico, tecnológico Etc. La gestión de archivo mejora no solo la calidad de los procesos administrativos, también impacta a la sociedad de manera positiva por consiguiente describo el siguiente ejemplo:

Felipe solicita al colegio Francisco Manzanera Henríquez copias de los boletines desde sexto a once, aquí se beneficia tanto la organización como el usuario porque uno va generar ingresos por la expedición de dichos documentos y por otro lado la persona queda satisfecha ya que obtiene su documentación para poder presentarse a incorporación de la policía nacional, esto es un claro ejemplo de la importancia de la conservación de la información ya que la organización se puede evitar demandas por no brindar la información.

Otro aspecto importante, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original. Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.