CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

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- Clasificación Documental: la clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas, administrativas y operacionales, su misión es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios funcionales para revelar su contenido

Proceso Archivístico: es la clasificación de los archivos, el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos que usualmente se usan para controlar, preservar la información contenida en una unidad administrativa

Agrupaciones documentales (Fondo, sección, subsección, serie, Subseries, unidad

- Agrupaciones documentales (Fondo, sección, subsección, seria, Subseries, unidad)

- Fondo documental : es la totalidad de la documentación recibida por una institución o persona

- Sección documental: es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa

- Subsección documental : es la subdivisión de la sección, tiene a su cargo funciones específicas de la sección

- Serie documental : es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una unidad

- Subseries documental : está conformada por el conjunto de unidades documentales, administrativamente semejantes

- Unidad documental: es el resultado de una actividad la cual es llevada por las unidades administrativas según sus funciones (Unidad documental Simple: está constituida por el mismo tipo documental ) (Unidad documental compuesta: está constituida por documentos de diferente índole)

- Tipos Documentales: Los tipos documentales son los soportes que se tienen de la documentación (papel, medio magnético. Acetatos CD´S etc.)

- Elementos de la clasificación documental: Acciones, estructura orgánica y asunto.

- Acciones: Son las labores encomendadas a una institución desde el momento de su creación para que realice y cumpla.

- Estructura orgánica: Todos los documentos que realiza una empresa en sus diferentes dependencias deben ser agrupados, para reflejar el entramado de la misma.

- Asunto: el contenido de la documentación

- Fundamentos de la clasificación documental: Principio de procedencia: institucionales, Administrativos aplicación del principio de procedencia.

Fundamentos de la clasificación documental: Principio de procedencia: institucionales, Administrativos aplicación del principio de procedencia.

La clasificación documental es la adaptación de un fondo documental a la estructura que la entidad maneja un vez identificadas las competencias

- Principio de procedencia: es el proceso de clasificación de la procedencia, la cual permite identificar los creadores del documento

Pueden ser:

Institucionales: la totalidad de documentos producidos por una unidad

Administrativos: Son los documentos producidos por las diferentes dependencias

Aplicación del principio de procedencia:

Este principio debe aplicarse a toda unidad por pequeña que sea, para la correcta aplicación del mismo se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la entidad o de la persona autora de los documentos

- Reconstruir la organización jerárquica de la entidades o dependencia productora

- Precisar funciones y actividades

- Sistema de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación: Alfabético, Onomástico, Toponímico, Numérico, Consecutivo u ordinas, Cronológico, geográfico y Mixto.

Sistemas de ordenación: Son las diversas formas que existen para archivar la documentación dependiendo de las necesidades sus reglas dependen de sistema que se va a aplicar al archivo

- Sistemas de ordenación numérica ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos

1101

1102

1103

- Sistemas de ordenación numérica cronológica: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada.

14-04-15

13-04-12

12-04-15

- Sistema de ordenación alfabética onomástico: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrés

CASCANTE PEREZ, José

Regla 1: si se repite en el primer apellido el siguiente ítem es el segundo apellido

RODRIGUEZ GONZALES, Darío

RODRIGUEZ PRADA, José

Regla 2: Si es un establecimiento, el siguiente ítem será el orden alfabético

Iglesia divino niño

Iglesia sagrado corazón

Regla 3: Si el establecimiento se diferencia por una nomenclatura numérica, se archivara en orden ascendente

Juzgado 30

Juzgado 31

Juzgado 32

Regla 4: en nombres comerciales, su orden será alfabético

Rodríguez e hijos, Alberto

Rodríguez e hijos, José

- Sistema de ordenación Toponímico (o alfabético-geográfico)