Documentales de informes archivistiscos
Enviado por jhonDavid • 13 de Agosto de 2020 • Tarea • 2.520 Palabras (11 Páginas) • 383 Visitas
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
OVER JOSE MEZA PEREZ
ESTUDIANTE
YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES
DOCENTE
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2018
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
INTRODUCION
El siguiente informe describe como se realiza la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de diferentes tipos de documentos implementados en la administración documental. Este partiendo de que los contextos en los que se distribuyen o envían los documentos son diferentes y cada vez buscan con mayor esmero la satisfacción del usuario, persona natural o empresa. Por lo tanto cada vez es más sencillo enviar y recibir documentos y paquetes etc. Lo cual mejora la comunicación de nuestra población.
OBJETIVO
Dar a conocer de una forma sencilla y práctica la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de diferentes tipos de documentos implementados en la administración documental.
DESARROLLO
Vale la pena resaltar la importancia de la Administración Documental como el eje de la gestión y trámite que se realiza con los documentos. Por esta razón, se debe catalogar como un proceso que encadena a la comunicación empresarial, tanto interna como externa, la cual se apoya en soportes físicos que van dirigidos a una entidad o funcionario determinado.
ya que, la administración documental se puede entender cómo, el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
De esta manera, la documentación documental posee una finalidad la cual es regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.
Posteriormente se ejecuta el envío o despacho del documento creado con sus respectivos soportes, de manera que garantice su llegada al destino final. Sólo cuando es firmado, empacado, entregado y registrado debidamente en la Unidad de correspondencia, se puede decir que se cumplió el fin que tenía implícito el documento y que la administración documental logró su objetivo en la archivística[1].
- Cuadro ilustrativo de la 5 diferentes documentos con su respectiva recepción, radicación, registro, distribución y embalaje
TIPO DE DOCUMENTOS | RECEPCIÓN Y REVISION DE DOCUMENTO | RADICACIÓN | REGISTRO | DISTRIBUCIÓN | EMBALAJE |
CARTA | Se recibe una carta en la alcaldía de orito putumayo la cual procede del colegio san pedro, se revisan sus datos y características, inicialmente se le verifica que el documento sea competencia de la empresa, siendo a quien se dirige. Su asunto y firma de quien lo radica. Si el documento no lleva la firma de quien lo radico no tiene ninguna validez y debe ser devuelto a la entidad quien lo envía. | La recepción de este documento no debe tener ni tachones ni enmendaduras, la numeración será consecutiva y en el orden en que haya llegado la carta, se revisa el radicado que es para dónde va el documento a quien va dirigido y si corresponde a la alcaldía. Luego si cumple con todo lo pertinente se debe colocar el sello del recibido de correspondencia, el cual contiene fecha y hora de este recibido de la carta y la firma de quien recibe y revisa el documento. | Para el registro de la carta se inicia diligenciando el formato. Se inicia con el radicado ósea el número que se entregó la carta a la alcaldía. La fecha El remitente y el cargo Dirección Asunto, radicado y la fecha con el que llego la carta, anexo, pase A es donde se le dará respuesta a la carta, en observaciones si tiene alguna copia anexa. | Se refiere a que los documentos lleguen a su lugar de destino, por lo tanto donde dice pase A, es a donde debe ir el documento, para esto se debe tener una planilla de control de correspondencia que lleva el # del radicado, la fecha, el remitente de quien lo envía y el asunto. Quien recibe el documento debe firmar y colocar la fecha en que lo recibió para que este no se tenga inconvenientes. | Para este paso después de haber leído el contenido de la carta y dando respuesta a esta se realiza el respetivo envió de esta a donde corresponda dejando una copia de la misma. Se debe tener en cuenta que la empresa en este caso la alcaldía debe garantizar la presentación de la carta ya que esta es de papel. Además debe ir dentro de un sobre de manila. |
QUEJA O RECLAMO A OPERADOR TELEFÓNICO | Por medio de la llamada telefónica podemos realizar la queja y por medio de las diferentes opciones que nos permite el operador podemos presentar la misma | Se realiza el radicado pertinente y nos dan un numero consecutivo el cual debemos esperar mínimo 15 días hábiles para obtener respuesta | La empresa toma un registro de la llamada y le asignan un número consecutivo para dar respuesta a la misma. | Se da respuesta a la queja o reclamo por medio de correo electrónico o llamada telefónica | En sobre de manila se pone la queja por escrito si no se está de acuerdo con la respuesta de la empresa y se envía por medio de una entidad trasportadora de paquetes hacia la dirección del operador. |
MEMORANDO POR LLAMADO DE ATENCIÓN | Se coloca la fecha, destinatario y departamento, quien realiza el llamado de atención asunto. | Se entrega a la persona a quien va dirigido. | La persona firma el recibido. | Se deja una copia en la hoja de vida y se archiva. | Se entrega personalmete a los destinatarios. |
SOLICITUD DE VACACIONES | Se solicita con las personas del área de personal mínimo con dos meses de anticipación. En la solicitud llenamos fecha, nombres, apellidos y cargo, departamento de recursos humanos, fecha en la que solicitamos las vacaciones. | Se radica en el departamento de recursos humanos. | Se firma la planilla de registro de entrega o control de documentos. | La respuesta se recibe 15 días hábiles después, donde te indican cual es la fecha de inicio y de terminación de las vacaciones. | La respuesta se hace de manera física con el área de recursos humanos ya que se debe firmar una copia de la carta; para que ellos la folien en nuestra hoja de vida. |
CORREO ELECTRÓNICO | La dependencia recibe de otras unidades administrativa s solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. La receptora recibe y verifica firmas folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en reglamentos o procedimientos, además observa el estado y conservación documental | La dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como: nombre y código de la dependencia remitente, numero de radicación, fecha y hora del recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta si lo amerita. | Planilla de registro de documentos. | Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria y esta verifica el documento y da constancia del recibido. | Este puede ser medio electrónico. |
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