Estudio de caso, area administracion y documentos
Enviado por Cris230 • 25 de Febrero de 2023 • Tarea • 471 Palabras (2 Páginas) • 259 Visitas
ESTUDIO DE CASO
NOMBRE: CRISTHIAN WINCLAR PATERNINA
FECHA: 06 - 07- 2022
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
A continuación, vamos a evidenciar el caso Margarita Pérez, una archivista contratada por la alcaldía municipal de villa hermosa.
La archivista margarita fue contratada para resolver unos problemas que se encuentran en los fondos acumulados de dicha alcaldía.
La alcaldía le informa a margarita que es la primera persona que contrata con conocimientos en gestión documental.
Margarita al entrar al fondo acumulado evidencia que:
- En el fondo acumulado hay documentación mezclada entre las diferentes secretarias que son dependientes de la alcaldía villa hermosa.
- Los documentos están almacenados en bolsas plásticas.
- No hay ningún instrumento archivístico para la recuperación de la información en caso de pérdida.
- Que hay documentos con más de 10 años de antigüedad.
Margarita después de analizar el problema en sí, procede a ir al fondo acumulado y ordenar los documentos que son dependientes o no de la alcaldía villa hermosa, después procede clasificarlos, haciendo una tabla de retención documental, para hacer un organigrama para evidenciar bien en donde va cada documentación.
Después de eso debe proceder a la creación de una tabla de valoración documental, donde se ve.
- De dónde provino la documentación almacenada en el fondo acumulado
- Establecer las fechas de creación y de supresión de los documentos.
- Crear un diagnóstico en la que se establezca el nivel de organización del fondo
Después, Margarita se detiene y se pone a pensar las causas que generaron esta mala organización de los archivos en el fondo acumulado de la alcaldía.
Básicamente es porque la empresa contrataba personal NO capacitado para remediar u ordenar dicho fondo acumulado.
En donde los “archivistas”, contratados por la empresa, solamente almacenaban los archivos sin ningún tipo de regulación al fondo acumulado.
Entorno a ello, en el fondo documental, no fue aplicado ningún tipo de regulación, ordenación, clasificación y descripción de los archivos ahí ingresados.
Para estos fondos en específicos es muy necesario el ciclo vital de los documentos, en donde se deben separar la documentación que tienen valores primarios y secundarios.
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