INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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OFICINA DE SECRETARÍA
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Cáqueza Cundinamarca, Octubre 23 de 2018
ELABORADO POR: Liliana María Rojas Neira
- OBJETIVO
Establecer el sistema que utiliza la Empresa de Transportes Cootranscolor LTDA., para la organización, preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado en la gestión documental.
- SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Se ha observado que la entidad implementa varias acciones en el archivo de gestión con el objetivo de organizar, controlar y conservar la documentación.
Como primera medida se clasifican los documentos según el tipo, en carpetas debidamente marcadas las cuales se encuentran organizadas en forma alfabética en armarios organizadores metálicos de 1.20 m de alto.
Los documentos se encuentran ordenados numéricamente dentro de carpetas según el orden como van llegando o se van produciendo en la oficina. Estas carpetas, las cuales están marcadas respectivamente según el tipo documental, separa la documentación mes a mes.
La eficiente ordenación documental en el archivo de gestión con la que cuenta la empresa, les permite el rápido acceso a la información, gracias a la correcta ubicación de los documentos, lo cual permite a la persona consultante acceder a la información de manera rápida.
Cabe resaltar la buena labor organizacional de los documentos de gestión a pesar que es una empresa pequeña, que se encuentra en funcionamiento hace 7 años y la persona que realiza estas labores es la secretaria. Por lo mismo, no cuenta con un departamento especial que se encargue de los procesos de Organización Documental.
Se encontró que en cuanto al archivo central e histórico, no se cuenta con un manejo dentro del marco de la ley. Puesto que los documentos que ya no son de utilidad en el archivo de gestión, solo se trasladan a una pequeña bodega, sin tener un control, pues no se maneja ningún tipo de registro de los mismos. No se ha realizado inventarios documentales, las transferencias se realizan sin ningún tipo de normatividad.
En relación a la conservación de los documentos, se evidenció que la bodega donde se encuentra el archivo central e histórico, cuenta con estantería metálica, no hay signos de humedad, cuenta con buena ventilación e iluminación y los documentos se encuentran organizados en la estantería, en cajas de cartón, separados por carpetas. No se evidencia daños en los documentos.
- CONCLUSIONES
La entidad debe crear una cultura organizacional alrededor de la gestión documental, de tal forma, que tanto los funcionarios como los usuarios de los archivos, la adopten como parte integral del desarrollo de sus actividades diarias, logrando no solo contribuir al fortalecimiento de cada una de las operaciones, sino que comprendan que emplear buenas prácticas de administración de los documentos de la entidad, es desde la perspectiva estratégica, la mejor opción para una adecuada gestión del conocimiento minimizando la perdida de documentos y garantizando el cumplimiento de su misión a largo plazo.
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