La gestión de procesos y su aporte en la gestión empresarial

La gestión de procesos y su aporte en la gestión empresarial

Introducción

     Los sistemas y procesos bien organizados y debidamente estructurados, tienen un efecto positivo dentro de una organización privada o pública, dado que permiten garantizar  la calidad de entrega de productos y servicios.

     Dumas afirma “, La gestión de procesos de negocio (BPM) es el arte y la ciencia de supervisar cómo se realiza el trabajo en una organización para garantizar resultados consistentes y aprovechar las oportunidades de mejora.

     Un proceso empresarial abarca una serie de eventos y actividades. Cuando una actividad no es compleja y puede verse como una sola unidad de trabajo, se puede llamar “tarea”; cuando una actividad requiere muchos pasos, la llamamos “actividad”. Además de los eventos y actividades, dentro de un proceso podemos identificar adicionalmente los llamados “puntos de decisión”, en los cuales se toma una decisión que afecta la forma en que se ejecuta el proceso.

     En un proceso pueden participar varios actores, los cuales pueden ser seres humanos, organizaciones, sistemas de software u objetos inmateriales.

      Se define un proceso de negocio como una colección de eventos, actividades y puntos de decisión interrelacionados que involucran a varios actores y objetos, y que de manera colectiva conducen a un resultado. Definimos a la BPM como un conjunto de métodos, técnicas y herramientas para descubrir, analizar, rediseñar, ejecutar y monitorear los procesos comerciales.

Antes de comenzar a analizar un proceso, es importante definir claramente las medidas de rendimiento del proceso que se utilizarán para determinar si un proceso está en buena forma.

Una vez que un equipo ha identificado con qué procesos está lidiando y qué medidas de desempeño utilizar, la siguiente fase del equipo es comprender el proceso comercial en detalle. Este es el descubrimiento de procesos.

Para descubrir el proceso, utilizamos diagramas de flujo para visualizarlo. Hoy en día existe un

estándar para el modelado de procesos, a saber, el modelo de procesos de negocio y notación (BPMN).

Habiendo entendido el proceso tal cual está en detalle, el siguiente paso es identificar y analizar los problemas en este proceso. Un analista de procesos puede emplear varias técnicas que se discutirán a lo largo de este libro, con el fin de rastrear las causas de tiempos de ciclo largos e identificar formas de cambiar el proceso para reducir el tiempo de ciclo.

Una vez que se han analizado y posiblemente cuantificado los problemas de un proceso, la siguiente fase es identificar y analizar posibles soluciones para estos problemas. Cambiar un proceso no es tan fácil como parece. La gente está acostumbrada a trabajar de cierta manera y puede resistirse a los cambios. El cambio puede ser costoso o puede requerir cambios no solo en la organización que coordina el proceso.

Los analistas ahora pueden establecer posibles soluciones, el analista puede proponer una versión rediseñada del proceso, en otras palabras, un 'proceso futuro' que abordaría los problemas identificados en el proceso tal cual. Este futuro proceso es el resultado principal de la fase de rediseño del proceso.