Propuesta de las 5S Archivo de Gestión

Propuesta de las 5S Archivo de Gestión

Alejandra Correa Herrera

Valentina Sánchez Orozco

Yhoan Rendón Franco

Yolima Torres Cardona

SENA, Centro Tecnológico del Mobiliario

Gestión Documental

Grupo 5

18 de jun. de 22

Propuesta 5s organizar archivo

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SEIRI – SEPARAR

En primer lugar, debemos identificar qué es lo que se tiene en el archivo, y empezar a separar aquellos documentos de acuerdo con su valor, según lo establecido por la organización.

• Identificar los documentos importantes o necesarios, para empezar a organizarlos (documentos fiscales, documentos legales, documentos administrativos, documentos contables, historias laborales…)
• Identificar los documentos dañados o en mal estado y de acuerdo con su importancia determinar si se pueden conservar para poder repararlos.
• Identificar los documentos innecesarios (documentos de apoyo, facturas), para solicitar la autorización para poder eliminarlos.
• Identificar si los documentos tienen caducidad, y los que ya cumplieron con ella verificar a donde deben ser transferidos.

Después de separar los documentos según su relevancia, establecer un orden de acuerdo con su contenido.

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SEITON- SITUAR

El segundo paso, es ubicar los documentos que vamos a conservar en carpetas, cajas y demás unidades de conservación y, dentro de ellas, se podrán hacer subdivisiones más concretas, para facilitar la búsqueda de la información cuando sea necesaria.

Después de establecer las agrupaciones principales y las subdivisiones dentro de las que se irán archivando los documentos, los ordenaremos de acuerdo con lo que sea más conveniente.

• Orden Alfabético
• Orden Numérico
• Orden cronológico
• Orden mixto

Además, la organización documental y la adecuada utilización de unidades de conservación y mobiliario de archivo facilita la consulta de la información, propicia una manipulación adecuada de los soportes y disminuye probabilidad de afectación en caso de inundaciones, incendios, robos etc.

Para la organización se recomienda conservar los archivos en:

• Carpeta de 4 solapas
• X-200

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SEISO- SUPRIMIR

Verificar el estado en que se encuentra el lugar donde se hará el archivo de Gestión, y si es necesario limpiar las estanterías.

Se debe identificar en que estado se encuentran los documentos, en caso de deterioro identificar la causa:

• En caso de presentarse grapas, ganchos, o clips, retirarlos para que no afecten el documento con óxido que genera el metal.

• Retirar sobres de manila y carpetas.

• Retirar el papel adhesivo.

Usar elementos de protección personal con el fin de no causar deterioro en los documentos:

• Gorro
• Guantes
• Tapabocas
• Gafas
• Bata

Antes de hacerle la limpieza a los documentos se debe Lavar cuidadosamente las manos con jabón líquido antimaterial antes y después de la manipulación de los documentos.