¿Qué es la administración del efectivo?

1. ¿Qué es la administración del efectivo?

Esta administración también es conocida por su nombre en inglés, cash management. Se refiere a las medidas que una empresa desarrolla para tramitar las entradas y salidas de dinero con la finalidad de cuidar el estado financiero de la empresa para que de manera oportuna se encuentre en óptimas condiciones. Para que esta meta se cumpla la empresa debe perseguir un exhaustivo control de la liquidez que tiene en cada momento, por ejemplo los pagos que realiza a diario así como las posibilidades de financiación que puede obtener por parte de los bancos.

La finalidad de la administración del efectivo es asegurar que la entidad cuente con los fondos necesarios para poder afrontar cualquier situación, los pasivos que tenga en cada momento y al mismo tiempo dé el uso más eficiente al excedente, si lo hubiera, para conseguir maximizar los beneficios de la inversión.

Para ello ha de lograr un equilibrio entre la parte que utiliza liquidar deudas, abonar facturas pendientes, otra parte que se retiene en caja y otra que se reinvierte.

Para todas estas cuestiones es fundamental contar con un tesorero que sea capaz de llevar a cabo las gestiones oportunas y que controle las entradas y salidas financieramente hablando, para evitar posibles problemas a nivel financiero.

No hay que subestimar la importancia de una correcta administración del efectivo. Un estudio que analizó el motivo por el que 101 startups habían fracasado mostró que la principal causa, afectando a 41 de ellas, fue el quedarse sin efectivo. Una demostración de cómo una gestión incorrecta a nivel financiero puede llevar a la empresa a la quiebra con rapidez.

Cabe mencionar que si una empresa se queda sin efectivo también señala que existen problemas en otras dimensiones de la compañía o que algún elemento no se está desarrollando como se había previsto. En cualquier caso, es razón más que suficiente para llevar a cabo una administración del efectivo impecable.

Aunque pueda parecer que todas las cuestiones que hemos mencionado se refieren simplemente a la contabilidad de la empresa, se trata de conceptos diferentes. Es posible que si la compañía no es grande, ambas gestiones se lleven a cabo por el mismo departamento, pero cuando mayor tamaño tiene la corporación en cuestión, más probable es que hayan especializado a un equipo para la contabilidad y a otro para la administración del efectivo.

A continuación se da a conocer el objetivo básico de la administración del efectivo: mantener las cuentas de dinero en el nivel más bajo posible, sin afectar el funcionamiento de la empresa.

Según Keynes, se encuentran tres razones para mantener un cierto nivel mínimo de efectivo en sus cuentas:

1. Motivo especulativo: para poder aprovechar oportunidades beneficiosas del mercado (nuevos precios de compra, nuevas tasas de interés,…).

2. Motivo precautorio: para hacer frente a problemas recaudatorios y así mantener la liquidez.

3. Motivo de transacción: mantener efectivo en la empresa debido a la existencia de tiempos diferentes de cobranza y desembolso.

Tradicionalmente los tiempos de tránsito (tiempo que tardamos en cobrar a los clientes y a los proveedores) se encontraban afectados debido al tiempo de tránsito en el correo, el retraso de procesamiento y el retraso de disponibilidad de efectivo, sin embargo los sistemas informáticos de electrónico de datos (EDI) han solventado este problema tanto como el “clearing”.