CUESTIONES PARA DEBATES

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8. Analizar las diferencias y ventajas del estilo de redacción del “formato moderno” con relación al “formato tradicional”

•Especifica con mayor claridad y precisión las relaciones intersectoriales, tanto en forma vertical como horizontal.

•Establece con mayor claridad la división del trabajo.

•Permite visualizar la organización y el funcionamiento de la empresa en forma integrada y sistemática.

•La descripción de tareas y responsabilidades de cada puesto (funciones) es clara y precisa.

•Permite visualizar con facilidad las tareas generales y específicas de cada puesto de la organización.

•Posibilita mejor comunicación y flujo de informaciones y documentos entre los distintos sectores de la organización, y éstos con los clientes y proveedores externos.

•Facilita la coordinación, el seguimiento y control del cumplimiento de las actividades y/p procesos.

•Facilita la evaluación de resultados y la toma de decisiones en los distintos niveles de la organización.

•Facilita la lectura e interpretación del contenido del manual. Esto es de fundamental importancia pues el manual es un instrumento de referencia y consulta permanente por parte de los usuarios internos y externos de las organizaciones.

9. ¿Qué es un manual de proceso y procedimiento? Explicar y ejemplificar

Contiene normas generales y específicas y las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realización de determinados trabajos.

Establece con claridad y precisión la forma de proceder para lograr determinados objetivos. Indica quien debe realizar y como realizar cada paso de un proceso para lograr los resultados previstos. Es decir, delimita claramente las responsabilidades individuales de la organización.

En este manual se incluyen principalmente:

- Quien hace cada paso del proceso o procedimiento

- Como hace cada paso del proceso o procedimiento

- Donde se realizan las acciones

- Cuando se realizan las acciones

10. ¿Citar y explicar las partes del contenido de un manual de procesos o procedimientos?

Consta de las siguientes partes:

- La clasificación de los temas, el índice y la numeración de las paginas el contenido del manual.

- Puede incluir también índice de los gráficos y cuadros estadísticos comparativos que se presentan. Como flujogramas o fluxogramas, diagramas de flujo de procesos.

- La presentación manual.

11. ¿Cuáles son las partes de que consta las instrucciones para él llenado de formularios? Explicar y ejemplificar.

En estas partes incluyen:

- Un ejemplar de todos los formularios que se utilizan en él proceso o procedimiento.

- Las instrucciones para él llenado de cada formulario, que contiene:

- La denominación del formulario

- El objetivo del formulario

- La denominación del sector o dependencia que emite el formulario

- El número de ejemplares o cantidad de copias y sus destinatarios.

Explicación, en forma detallada, de cómo llenar cada campo o espacio del formulario.

12. ¿Qué es un manual electrónico o digitalizado? Explicar y ejemplificar.

Es la que permite la eliminación de importante cantidad de papeles ya que los formularios, flujo de trabajos e informaciones se reciben, procesan, distribuyen, almacenan, recuperan y controlan a través de medios electrónicos, en tiempo real. Por ejemplo los gerentes, jefes y colaboradores de los distintos sectores de una organización pueden disponer de los datos, informaciones y documentos en forma simultánea para realizar sus trabajos respectivos.

13. ¿Cuáles son los beneficios de la digitación de los manuales de funciones y de procesos de negocios? Explicar y ejemplificar.

Permite la eliminación de importante cantidad de papeles ya que los formularios, flujos de trabajos e informaciones se reciben, procesan, distribuyen, almacenan, recuperan y controlan a través de medios electrónicos real.

14. ¿Cuáles son los requerimientos básicos para la implementación de los manuales electrónicos o digitalizados? Explicar y ejemplificar.

•Hardware apropiado (servidores, escáner, drivers, monitores)

•Software apropiado (sistemas aplicativos, workflow y otros)

•Cambio de paradigma

•Disposiciones legales reglamentarias

15. Citar y explicar los beneficios de la implementación de los manuales electrónicos o digitalizados.

• Mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las tareas y responsabilidades de los responsables de los distintos niveles de la organización.

•Mayor velocidad de procesamiento, lo que reduce el tiempo de realización de las actividades o procesos.

•Permite el acceso inmediato y la disponibilidad de datos documentos e informaciones actuales, en tiempo real, desde diferentes lugares y al mismo tiempo.

16. ¿Cuáles son las dificultades que podrían presentarse durante la implementación de los manuales electrónicos o digitalizados?

•En muchos casos no todos los sectores cuentan con los quipos (hardware) y programas (software) requeridos.

•La cultura organizacional. La “cultura de papel” que predomina en las organizaciones, es decir, el personal considera que los manuales escritos son de su propiedad y que son