Diseño y Control Formas

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B) CONCEPTO* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

* Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

* Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información en la empresa.

Las formas pueden clasificarse en:

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa

De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.

De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos

.C) IMPORTANCIA Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.

Un diseño y control riguroso para las formas puede:

1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información

2. Simplificar el adiestramiento de los empleados

3. Efectuar un control por parte de la administración

4. Proporcionar un Diseño Y Manejo De Formas Organizacionales

UNIDAD III.- DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Objetivo particular. Que el alumno comprenda la importancia de integrar los medios o formas legales dentro de la organización, buscando la completa comunicación entre las áreas funcionales y el cumplimiento de los procesos y actividades.

1.- CONCEPTO

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproducción grafica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable.

En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

2.- OBJETO DE SU UTILIZACIÓN

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general, las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

‡ Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelería.

‡ Diseñadas para la presentación de resultados; ej.: informe a órganos de gobierno.

‡ Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento.

‡ De uso comercial común; ej.: forma para solicitud de empleo.

‡ Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.

‡ Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cámara o confederación.

‡ Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional; ej.: formas continúas para captura de información.