ELABORACIÓN Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS

...

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°

Actividad

Descripción

Responsable

4

Control y seguimiento de la documentación de obra.

Se debe ingresar el documento final (con todas las aprobaciones correspondientes) al drive de obras civiles.

Se debe revisar de forma mensual los documentos generados en el SGD de los proyectos en ejecución.

POT

Elaboración de Documentos de PPR y Medio Ambiente

1

Análisis y aprobación de nuevo documento

Se debe analizar la necesidad de documentar nuevos procesos (según actividades críticas y riesgos asociados a la misma).

Si no existe el documento en el SGD, se deben documentar los riesgos que justifican el nuevo documento y, presentar al AO.

Si el AO considera las justificaciones de riesgos asociados, aprueba para que sea enviado a departamento SSOMA.

- Si SSOMA acepta la emisión de un nuevo documento, ellos indicarán todo lo requerido y, emitirán el documento correspondiente.

- Si no lo acepta, es porque se evalúa como no necesario el documento solicitado.

PPR

2

Emisión de nuevo documento

Emite documento y envía a la obra correspondiente.

Departamento SSOMA

3

Almacenamiento y control de nuevo documento

Si se emite un nuevo documento, este debe incluirse en el SGD y almacenarse en el Drive Obras Civiles.

PPR

Modificación de Documentos

1

Modificación de documentos

Cualquier modificación a documentos, genera una nueva versión que debe estar registrada en el aparte modificaciones. Para las modificaciones se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Modificación a Documentos corporativos:

Se deben solicitar vía mail al ECG. Generalmente son solicitados por GO, sin embargo, si los documentos afectan directamente otras áreas, los RA podrán solicitar modificación según lo estimen conveniente (Previa aprobación de GO).

Se realiza la modificación correspondiente y, se actualizan todos los registros del SGD.

- Modificación a documentos de obra:

Las Obras sólo pueden generar modificaciones a documentos operativos generados en las mismas obras.

Se debe informar al POT los cambios generados en la realización de un determinado proceso.

Se debe asegurar que efectivamente el proceso haya sido cambiado y, en caso de ser afirmativo, se genera el documento con la modificación correspondiente. Luego, se envía al AO para revisión.

Si se aprueba el documento, se emite la modificación; de lo contrario, se deberá enviar respuesta a EMP del motivo de rechazo.

RA

ECG

EMP

POT

AO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°

Actividad

Descripción

Responsable

Modificación de documentos

- Modificación de documentos SSOMA:

Se debe enviar solicitud de modificación de documentos al departamento correspondiente. Esto solo debe ser realizado si existe modificación alguna al entorno, proceso y/o condiciones, que cambian o generan nuevos riesgos y, el AO aprueba las modificaciones.

Se deberá aprobar o rechazar solicitud de obra, según corresponda. En caso de aprobación, modificar documento y enviar. De lo contrario, notificar a los RA las razones de rechazo.

PPR

Departamento SSOMA

2

Modificaciones al SGD

Las modificaciones se deben reflejar en el SGD y, dicha modificación debe ser reflejada por el responsable de cada documento:

- Documentos corporativos: ECG

- Documentos de Obra: POT

- Documentos de Seguridad, Salud y Medio Ambiente: PPR

RA

Codificación de Documentos

1

Codificación de Documentos Corporativos

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO

P – AAA – NNN

I – AAA – PNNN – NN

I – AAA – NN (Sin doc. asociado)

REGISTROS Y DOCUMENTOS

TD/R – AAA – PNNN – NN

(si viene de un procedimiento)

TD/R – AAA – NN

(si no está asociado ni a procedimiento ni a instructivo)

TD/R – AAA – INNN – NN (si viene de un instructivo)

Referencias:

AAA: áreas (GOP: Gerencia