Las actividades de auditoria, el plan de auditoria y metodos de trabajo.

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Cuando los problemas o dificultades de la auditoría no pueden o no deben ser solucionados con el auditado, el auditor principal debe enlazar con el cliente. La clase de problema puede ser por ejemplo, que el auditado y/o el equipo auditor ven la necesidad de revisar el alcance de la auditoría a fin de conseguir los objetivos del cliente.

Si fuera necesario, el auditor principal debe conseguir que los directamente involucrados accedan a que se efectúen cambios en el plan de la auditoría, para asegurarse de que ésta alcanza totalmente sus objetivos. En todo momento debe asegurarse de que se mantiene la ética del proceso auditor y que todos los implicados actúan de acuerdo con ella.

Durante esa fase, los auditores del equipo tienen un papel más restringido.

Han de realizar lo mejor posible las tareas que les han adjudicado el plan de la auditoría y el auditor principal, asegurándose, siempre se sea posible, que se cumplen los horarios y calendarios de la auditoría. Sin embargo, si los problemas detectados indican que existe una verdadera necesidad de investigaciones más detalladas, los horarios y calendarios no deben convertirse en metas inamovibles.

Los auditores deben llevar a cabo la propia tarea recogida de datos, por medio de entrevistas, examen de documentos, utilización de sistemas electrónicos de grabación de datos y cualquier otro medio que sea necesario. También deben registrar y anotar de tal forma que la información esté fácilmente disponible en su totalidad, de cara a fases posteriores del proceso auditor.

Siempre que sea posible, deben mantener unas buenas relaciones de trabajo con el personal del auditado, pero sin detrimento para el proceso auditor y los objetivos finales, y han de asegurarse de que todos los documentos de trabajo necesarios se completan, mantienen y almacenan correctamente y de forma segura.

Por encima de todo y durante el proceso de recogida de datos, los auditores han de ser flexibles, vigilando la aparición de pistas que sugieran la existencia de problemas en áreas que no están, necesariamente, cubiertas por la documentación o cuestionario de la auditoría.

Deben comunicar las observaciones y descubrimientos importantes o significativos a las personas adecuadas, de la manera apropiada para asegurarse de que se obtienen las decisiones y los resultados de la auditoría, y que en todo momento de la auditoría se mantienen un enfoque ético.

En esta fase, finalmente, todos los auditores deben mostrar educación y sensibilidad en sus tratos con la gente y representarse de una forma aceptable, lo que quiere decir que el personal auditor debe tener presente su apariencia física, en términos de higiene, vestimenta adecuada, y la cultura en la que van a operar.

Los auditores han de mantener un grado elevado de dignidad y ello debe reflejarse en la forma en que se presenten ante los demás. En muchos países extranjeros las mujeres auditoras tendrán que prestar aún más atención en este sentido, que sus compañeros masculinos.

LA FASE DE REVISIÓN INICIAL

Esta fase sigue a la actividad de recogida de datos y tiene lugar cuando el equipo auditor revisa y analiza las observaciones encontradas durante la fase de recogida de datos, empezando el proceso que conduce a la adjudicación de no-conformidades.

También es en esta fase cuando se determina la necesidad de examinar más a fondo o volver a examinar ciertas áreas. Por lo tanto, esta actividad se realiza mejor cuando el equipo auditor se encuentra in situ y está disponible para cualquier tarea extra que se necesite.

Si el equipo auditor se encuentra lejos de su casa es frecuente que este análisis tenga lugar después de finalizado el día laboral normal. Muchas veces se realiza en alguna habitación de hotel y altas horas de la noche.

En esta fase el papel del auditor principal incluye la dirección de las discusiones y el papel de árbitro, cuando el equipo revisa las observaciones de la auditoría. La responsabilidad y el deber del auditor principal es asegurarse que todas las observaciones estén apoyadas por la necesaria evidencia objetiva, exigida por su definición. Hacer de >, asumiendo el papel del auditado, es una buena táctica que, en este momento, puede emplear el auditor principal. Los auditores deben ser cuestionados, para asegurarse de que no existe una falta de evidencia objetiva y apoyada que confirme sus descubrimientos.

Cuando se presentan no-conformidades al auditado nunca es bueno recusarle y todavía es peor tener que retirarlas por la falta de hechos que las apoyen, o porque éstos sean incorrectos.

Las observaciones graves que indicarían automáticamente una no-conformidad deberían haber sido rigurosamente comprobadas y vueltas a comprobar con el nivel correcto de directiva y personal en el momento de ser descubiertas, antes de pasar a ser una observación final, respaldadas por toda la documentación necesaria.

Es imperativo que los auditores no se limiten a aceptar información verbal sino que deben comprobarla por duplicado con los diferentes niveles de dirección y supervisión. En esos momentos existe también una verdadera necesidad de poner en práctica la herramienta esencial > (ver capítulo 10)

El auditor principal ha de tener un papel clave a la hora de asegurarse que no se ha perdido la credibilidad del equipo por falta de evidencia, en relación con cualquier resultado, descubrimiento u observaciones de la auditoría.

También hay que comprobar las observaciones para asegurarse de que son válidas cuando se toma en consideración el alcance, propósito y norma de la auditoría frente a los cuáles se realiza dicha auditoría.

En este contexto, el auditor principal puede asegurar que no hay ningún auditor que se haya salido de los límites de la auditoría y puede inspirar confianza en el equipo, cosa muy útil cuando las recusaciones se dan en las fases más tardías de presentación de informes.

Durante este período de revisión, cuando se toman en consideración las observaciones, debe dejarse un tiempo para las discusiones a fin de llegar a un consenso de opinión dentro9 del equipo. Este consenso constituirá una base sólida sobre la cual el equipo podrá enfrentarse con confianza a cualquiera de las reuniones de auditoría.

Es muy desaconsejable seguir adelante sin esta sensación de fuerza en relación con los descubrimientos que presenta el equipo. > es una expresión que no será nunca más verdadera que cuando el auditado la aplica a un equipo de auditoría dubitativo e inseguro.

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