Relación de los hechos, debates o acuerdos en la reunión, atendiendo los puntos de la agenda.

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Nota: las actas por ser un documento interno y por su carácter administrativo se deberán imprimir por ambas caras.

- Membrete: es la inscripción impresa que se emplea en la parte superior de los documentos, con el logotipo y los datos que generan identidad institucional. Consta de tres renglones escritos en letra arial 10 a dos centímetros por debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, así:

Escudo de la Policía Nacional alineado a la izquierda (dimensiones 2 cm x 2 cm)

Primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla)

Segunda línea: POLICÍA NACIONAL (sin negrilla)

Tercera línea: NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)

Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso, y las unidades desconcentradas podrán emplear una cuarta línea; como por ejemplo las escuelas de policía y las seccionales.

- Estilo: para efectos de la distribución del contenido del acta se deberá utilizar el estilo bloque extremo (todas las líneas parten del margen izquierdo).

- Fuente: arial 10.

[pic 8]

- Encabezamiento: está conformado por las palabras: fecha, hora de inicio, hora de finalización y lugar, cada una de ellas en mayúscula inicial.

- Fecha: contra el margen izquierdo y debajo del membrete (celda 1, primera fila), se escribe la palabra “Fecha”, con mayúscula inicial en negrilla y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2, primera fila) se anota la ciudad o municipio donde se realiza la reunión y la fecha en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto). Ejemplo:

Fecha: Bogotá D.C., 15 de abril de 2014

- Hora: contra el margen izquierdo de la segunda fila (celda 1) y debajo de la fecha se escribe “Hora de inicio” en negrilla, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2) se escribe la hora en que se da inicio a la reunión. En la celda 3 de la misma fila se escribe en negrilla “Hora de finalización”, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 4) se escribe la hora en que se da por terminada la reunión.

Nota: tanto la hora de inicio como la de finalización se debe escribir en formato 24 horas.

- Lugar: contra el margen izquierdo, de la tercera fila (celda 1) y debajo de la hora se escribe en negrilla la palabra “Lugar”, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2, tercera fila) se escribe el sitio de la reunión. Ejemplos:

Lugar: Oficina de Planeación, Sala de juntas

Lugar: Departamento de Policía Cundinamarca, Auditorio General Santander

- Número de acta: en la cuarta fila, se debe escribir la palabra acta, en mayúscula sostenida y centrada; a continuación el número consecutivo que le corresponda, así como las siglas 1 y 2 conforme a la estructura orgánica de la unidad (aprueba y elabora) y el número de serie y/o subserie documental (TRD); todo con negrilla.

Nota: se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.); la “SIGLA1” corresponde a quien aprueba y la “SIGLA2” a quien origina o elabora el documento. Ejemplo:

ACTA 012 – ARAFI – GUCON – 2.25

- Motivo de la reunión: a una interlinea del número del acta, se debe escribir en mayúscula sostenida, negrilla y justificado de que trata la reunión. Ejemplo:

QUE TRATA DE LA INSTRUCCIÓN IMPARTIDA A LOS SECRETARIOS DE LOS GRUPOS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y RESPONSABLES DE ARCHIVO, SOBRE ACTIVIDADES DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS DE GESTIÓN.

- Orden del día: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del “Motivo de la reunión”, con mayúscula sostenida y negrilla se escribe “ORDEN DEL DÍA”. A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se deja una interlínea libre.

[pic 9]

- Desarrollo orden del día: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último tema, con mayúscula sostenida y negrilla se escribe la palabra “DESARROLLO”. A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo. A una interlínea libre del título del tema se escribe el desarrollo del texto correspondiente, a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas libres.

La primera actividad debe ser la verificación de asistentes y firma de la respectiva planilla (lista de asistentes anexa al acta). Si se trata de una reunión de comité u otra donde amerite un número determinado de asistentes para su validez, se escribirá “Verificación de cuórum”, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la Institución.

Si hay ausentes, se enlistaran en este numeral con el grado, nombres y apellidos completos, unidad o dependencia y el motivo de la inasistencia aclarando si es justificada o no.

La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior (si la hay), donde se indicará si fue aprobada y se anotarán las modificaciones que se presenten. En tercer lugar se verificará el cumplimiento de los compromisos resultantes de esa reunión. Lo anterior es de obligatorio cumplimiento en las reuniones de comité. No obstante, si se trata de otro tipo de reunión (diferente a comité) y que no exista acta anterior, se omitirá las actividades dos y tres y se pasará a la enumeración de los temas a tratar.

- Compromisos: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último tema tratado, con mayúscula sostenida y negrilla se escribe la palabra “COMPROMISOS”. Se enuncia en el cuadro establecido el primer compromiso identificándolo con número arábigo, responsable del cumplimiento y la fecha de entrega.

Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o