TIPOS DE REUNIONES Reuniones para informar.

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- Fijar los objetivos de la reunión.

En necesario definir los objetivos con claridad antes de la reunión, y que los participantes lo sepan desde el momento de la convocatoria para evitar desviaciones.

- Definir los métodos de trabajo.

Se utilizara el método que mejor se acomode a la reunión, si es de información por ejemplo, información de la comunicación, respuesta a las preguntas etc.

Si es una reunión que busca ideas, la manera de analizar el problema, técnicas que se emplearan para generar las ideas, la forma de seleccionar las ideas generadas.

- Misión del secretario.

El secretario no participa de la reunión de modo activo, es observador. O puede participar de forma activa. Es aconsejable que sea neutral.

- Papel del animador durante la reunión.

- Incitar a los participantes que se expresen.

El animador debe hacer que cada participante se exprese cuando lo desee u con tanta amplitud como lo desee, hacer callar a los participantes que monopolizan el uso de la palabra, hacer hablar a los que no se atreven a expresarse.

- Ayudar al grupo a plantear bien los problemas.

El animador debe definir el problema tal como se percibe, porque se plantea el problema, cuales son los elementos constitutivos del problema, reformulación del problema.

- Ayudar al grupo a progresar en camino.

Velar para que el grupo no se extravíe por caminos adyacentes, debe suscitar el progreso, cerciorarse que comprendan lo dicho.

- Medios para dar viveza al grupo. Tableros de papel y otros medios audiovisuales.

- Qué hacer cuando el grupo está bloqueado. Modificar estilo de animación, relajar, despertar, plantear de vuelta el tema.

- Animador interno o externo.

- Reformular. Síntesis, control, estipulación, triple función.

- Como debe finalizar la reunión?

- Hacer una síntesis de las ideas expresadas. El animador debe dar una síntesis de todo lo expuesto.

- Llevar a cabo el análisis de la reunión. Hacer comprender a los participantes de que se hablo, de las soluciones que se llego. Valorar lo logrado.

- Documentar los resultados de la reunión. A efectos de tener informes de la reunión se deberá nombrar secretario, este redactara una síntesis donde figuraran las cuestiones principales que se han abordado en la reunión.