Todos hemos participado en reuniones de trabajo, nos hemos quejado de algunas situaciones que se presentan ya sea de forma regular o de vez en cuando, previo a la reunión, durante o después de la misma.

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Es necesario asegurarse de que se ha asignado suficiente tiempo para tratar temas que son controvertidos, altamente complejos o nuevos para el grupo. Similarmente, no presione a la gente más allá de lo que su disponibilidad y sus períodos de atención les permite: una reunión efectiva de negocios toma típicamente una hora. A la hora y media la reunión está llegando a su punto de rendimiento decreciente. Programe recesos si ella puede durar más de dos horas.

La planeación de una reunión efectiva también significa la planeación de los procesos de seguimiento a desarrollar después de efectuarla. Por ejemplo:

Diseñe un método de registro de acciones que se concentre en el contenido de la reunión, en lugar de los procedimientos de la misma. Es importante que las actas reflejen lo que la reunión produjo en vez de lo que se trató en ella.

Incluya asignación de actividades de responsabilidad para individuos específicos en áreas específicas.

Desarrolle un sistema de retroalimentación que haga que los miembros informen sus progresos en las responsabilidades asignadas en la reunión.

Diseñe mecanismos para mantener informados a los participantes de los desarrollos, gestión de las decisiones y otras acciones que se derivan de la reunión.

Finalmente, asegúrese de tener en cuenta los aspectos físicos tales como asientos, ventilación, acústica, iluminación, sonido, micrófonos, etc. Aun la reunión mejor planeada puede convertirse en un desastre si cada participante no interviene con entusiasmo o si no puede oír o no se siente cómodo.

Entrega de información

Durante una reunión de entrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.

La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instrucciones complejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.

Recepción de información

Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.

Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión. El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen las palabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. "¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar? " "¿Cómo se podría hacer esto entonces?"

Objetivos limitados

Con alguna frecuencia las reuniones están condenadas al fracaso por programas excesivamente ambiciosos. Para evitar esto, mantenga los tópicos de la agenda dentro de la misma área del tema tanto como sea posible. Esto mejorará el flujo y minimizará el número de personas que deben asistir. Si hay que incluir temas no relacionados, considere reducir su número. Es difícil cambiar la concentración de los participantes de una materia de gran interés a otra de menor interés.

¿Quiénes deben asistir?

Invite solamente a aquellos que en realidad son necesarios y trate de mantener el número lo más bajo posible. Cada vez que una persona asiste a una reunión le cuesta trabajo a la compañía. Así como las reuniones se consideran herramientas gerenciales, los participantes deben mirarse como recursos gerenciales. Hay que tener en cuenta también que los participantes que no demuestran interés obstaculizan el desarrollo de la reunión y que la asistencia a reuniones innecesarias es frustrante y se considera como una pérdida de tiempo por algunas personas.

Siguiendo estas ideas, es necesario preguntarse lo siguiente cuando se está elaborando la lista de sus participantes:

¿Hasta qué punto la persona estará involucrada con las acciones que resulten de la reunión?

¿Tiene esta persona necesidad actual de un conocimiento especializado en la materia?

¿Tiene esta persona la experiencia o el conocimiento suficientes para brindar una contribución?

¿Es el rango de la persona el adecuado para este grupo? Si no es así, el colaborador puede estar sometido a condiciones psicológicas desventajosas que afectarán la calidad de su participación.

¿Tiene la persona la autoridad y el conocimiento para tomar las decisiones que se esperan en el grupo?

¿Tiene la persona responsabilidad administrativa o legal para revisar o decidir?

¿Podría la persona crear equilibrio proporcionando puntos de vista objetivos o actuando como crítico responsable?

¿Los talentos y responsabilidades de la persona exceden a los de otros?

¿La presencia de la persona podría interferir con la efectividad total de la reunión?

¿Tiene la persona tiempo para participar completamente en la reunión?

Reglas a seguir

Los siguientes puntos, por parecer obvios, algunas veces no se tienen en cuenta, no obstante pueden contribuir al éxito de una reunión.

Coordine con otros jefes de departamento cuando desee tener personas de rango subordinado en reuniones especiales, particularmente si los supervisores mismos están interesados y quieren asistir.

Haga una lista de los participantes en orden alfabético. El líder de la conferencia debe aparecer de último. Si la posición de uno de los gerentes excede la de otros participantes, es aconsejable poner su nombre de primero en la lista.

Presente a los visitantes, recién llegados, invitados especiales y dé a conocer las entidades