EL CICLO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA
Enviado por a25fev • 5 de Octubre de 2021 • Tareas • 1.250 Palabras (5 Páginas) • 1.092 Visitas
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TEMA 7 – GESTION DE COMPRAS
EL CICLO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA
El ciclo documental de la compraventa se inicia con la petición por parte del comprador del producto o servicio y finaliza con la entrega o prestación del servicio y el pago.
Un documento comercial es todo aquel documento escrito, cualquiera que sea el soporte, que se produce en una operación de compraventa, y que se puede utilizar para demostrar la existencia de la relación comercial.
Compras habituales o de poca cuantía: cuando compramos un refresco y nos entregan o no un ticket de compra justificando el pago.
Compras no habituales o de mayor cuantía: cuando compramos una camiseta y ahí sí que nos entregan un ticket para garantizar la compra.
Entre empresas: las diferentes etapas se deben materializar en un documento para evitar errores o malentendidos y para reclamar.
LOS ELEMENTOS COMUNES EN DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
Encabezado: Identificación vendedor, identificación comprador, fecha y lugar de emisión, identificación de documento, número de serie.
Cuerpo: Se detallan las particularidades de cada documento.
Pie: Firmas, información legal, observaciones.
LA NOTA DE PEDIDO
La nota de pedido es un documento comercial mediante el cual el comprador solicita al vendedor una relación de artículos y acuerda las condiciones de las compras.
Propuesta de pedido o pedido condicional: es el documento comercial que cuando las condiciones de compraventa no se han pactado previamente, o están pendientes de ser confirmadas por el vendedor.
Pedido en firme: cuando las condiciones de la operación son ya conocidas.
Los medios más habituales utilizados para la realización son por carta, por teléfono, por vía telemática o a través de un representante o agente comercial. La utilización de un medio u otro dependerá:
• Del tipo de relación entre proveedor y cliente.
• De la urgencia del pedido
• De los medios técnicos
• Preventa, a través de un agente comercial.
Si el pedido aparece el importe de los artículos se trata de un pedido valorado.[pic 2]
El pedido debe contener una información mínima para que el proveedor pueda preparar la solicitud ajustándose a las condiciones pactadas o comunicadas por el cliente y así evitar confusiones o errores. Se debe hacer una copia del mismo para comprobar en el momento de la recepción que se ajusta a lo solicitado o de lo contrario solicitar una modificación.
EL ALBARAN
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Albarán o nota de entrega es el documento comercial emitido por el vendedor en el que figuran las mercancías suministradas a un cliente, para que de su conformidad o anote sus objeciones.
La firma del albarán tiene gran importancia ya que supone que la mercancía es recibida en perfectas condiciones y se asume la conformidad del pedido recibido.
Del albarán se emiten una original y tres copias, el vendedor se queda con la original, y una copia. Al trasportista la segunda copia y la tercera copia se queda el cliente.
Contenido del albarán, son similares a los del pedido, como mínimo el albarán deberá hacer referencia a las mercancías entregadas, la fecha de entrega, la fecha de expedición, la identificación completa del comprador y su dirección. También hay que indicar la referencia/s de pedidos que corresponde el pedido.
Plazos de reclamación:
• Por posibles defectos que no son reconocibles en el momento de la entrega, del comprador al vendedor, 30 días desde la recepción.
• Si ha recibido menos o más mercancía solicitada o esta tiene defectos apreciables a simple vista, el plazo expira en el momento de la entrega o a los 7 días siguientes si los productos se entregan embalados.
LA FACTURA
La factura es un documento que emite el vendedor y que acredita legalmente la operación de la compraventa.
La factura se confecciona según lo que establece la normativa legal, en ella se indica la forma de pago y la fecha exacta de vencimiento.
Los datos que deben aparecer en la factura son en orden: número de la factura, fecha de expedición, identificación del expedidor, identificación del destinatario (comprador o cliente), descripción de las operaciones y su importe, con el precio unitario, descuento no incluido en el precio unitario y gastos, tipo/s impositivos aplicados a las operaciones, cuota tributaria, consignada por separada, importe total.
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