CURSO: AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
Enviado por Helena • 6 de Noviembre de 2018 • 1.287 Palabras (6 Páginas) • 435 Visitas
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AREA DE TESORERIA:
El Tesorero es una persona contratada cuyo contrato vence dentro de treinta (30) días, es un funcionario que cuenta con la confianza del Director General de la entidad, además no vive en la zona y no cuenta con cobertura de seguro contra deshonestidad.
El monto mínimo estimado de fondos que maneja diariamente en efectivo es significativo y material, debido a que diariamente se recauda fondos por las ventas o cobranzas.
El fondo fijo denominado caja chica es material y significativo y lo maneja el tesorero como el cajero de recaudación. Existe un manual de procedimientos para el uso de este fondo fijo, donde se indica que no puede pagarse sueldos ni adelantos de salarios, no se cambian cheques de terceros, las entregas a rendir cuenta deben efectuarse dentro del periodo de tiempo de 48 horas de recibido el dinero, cambiando los vales provisionales por documentos sustentarlos válidos para ser considerados comprobantes de pago.
Esta área cuenta con la custodia y archivo de todos los voucher de caja por concepto de egresos e ingresos.[pic 4]
Los voucher o comprobantes de pago, no obstante considerar dentro de su estructura el visto bueno del Director General, Director de Administración y/o Tesorero, se ha podido apreciar que la mayoría de ellos no cuentan con esta información, adicionalmente no contienen la documentación sustentaría necesaria para sustentar el egreso de fondos.
AREA DE ABASTECIMIENTOS:
Esta área se rige básicamente por sistema administrativo de logística, no obstante que cuenta con un manual de procedimiento el cual es bastante obsoleto y fue diseñado para una estructura administrativa diferente a la actual.
El proceso de adquisiciones es llevado a cabo por el departamento de adquisiciones, donde se elabora las órdenes de compra y servicios en función a una orden o pedido de requerimiento, previo a un proceso de requerimiento de cotizaciones o de propuesta económica. El proceso de solicitud de cotizaciones o propuestas no queda sustentado en ningún registro o control, debido a que son emitidas sin ser pre numeradas, no se cuenta con un registro de proveedores.
El cuadro anual de necesidades es bastante genérico y no está cuantificado y no coinciden con los importes mostrados en el presupuesto anual.
No cuentan con un listado o registro de todas las órdenes de compra o de servicio emitidas, no llevándose el control de las anuladas o desatendidas.
AREA DE PERSONAL:
El área de personal está bastante desatendida en lo que respecta a control, debido a que no cuenta con un archivo actualizado de los files personales de los servidores y funcionarios; no está actualizado el registro de las declaraciones juradas de bienes y renta.
El personal que controla las asistencias e inasistencias, descansos médicos, vacaciones, permisos particulares o personales, es una persona contratada y no posee conocimientos en lo que respecta al manejo de su área.
Asimismo, se puede apreciar una deficiencia en el cálculo de las compensaciones por tiempo de servicios, al margen que no los depositan en ninguna entidad financiera como lo indica los dispositivos legales vigentes.
Hay un saldo de cuentas por cobrar a personal que no tiene sustento adecuado y no hay un detalle de quienes son los deudores.
La mayoría del personal que labora en la entidad ha ingresado sin haber participado en un concurso público de méritos.
AREA DE MARKETING:
El encargado de esta oficina no cuenta con normativa interna y es el encargado de la supervisión del almacén de los productos que se comercializan.
No cuentan con un plan anual de ventas o comercialización.
No cuentan con estadísticas sobre ventas mensuales, anuales, ni del sector al que pertenecen.
La política comercial no se evidencia con ningún documento.
No se prepara ningún tipo de reporte a la Dirección General sobre el accionar del área.[pic 5]
Los cobradores dependen de su área al igual que el cajero recaudador y es quien deposita al banco dejando dos o tres días lo recaudado.
Interviene en los procesos licitarios para adquirir bienes y controla todas las actividades de despacho tanto de mercadería para vender como los insumos para consumo interno.
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