Compras y pagos Alcance del trabajo realizado

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cantidades, descripción y características del producto

c) Adecuada autorización y control de las operaciones, evidenciada con la firma o intervención de los funcionarios correspondientes en la documentación respaldatoria:

o Orden de compra:

 autorización de la orden de compra, en función del procedimiento vigente (9/3/15), reemplazado por uno nuevo con vigencia desde el 5/5/16,

 En el caso de la compra de servicios recurrentes, verificación versus el contrato de prestación de servicios vigente respectivo,

o Factura/remito:

 Conformidad del receptor del bien/servicio según procedimiento vigente (en el caso de mercaderías, conformidad del sector de recepción)

o Orden de pago:

 Pago realizado en cumplimiento del poder general de administración vigente (1/9/14, acta 23 de directorio), verificando la autorización de la orden de pago/cheques correspondientes,

 Recibo de pago en caso de corresponder (cuando el pago es por transferencia, no se presenta recibo y sólo se cuenta con la constancia bancaria).

Decisión en el proceso de compras

Son tomadas por el Sector compras, conjuntamente con la Gerencia General y el Directorio, dependiendo del importe y la significatividad involucrada (según poder general de administración vigente).

Para esto se solicitó al Sector Compras el respaldo de la toma de decisiones, en las operaciones involucradas.

Puede tratarse de compras o gastos de la siguiente naturaleza:

1.- compra de bienes o servicios no relacionados con la actividad comercial de la empresa (bienes de uso, intangibles, servicios),

2.- compra de bienes de cambio o servicios relacionados con la actividad comercial de la empresa (comercialización de electrodomésticos, servicios de turismo, comisión por venta de seguros).

Analizamos los papeles de trabajo utilizados por el Sector, que documentaban las operaciones seleccionadas para su análisis:

- Planilla de Excel denominada “propuesta de compras 15-1-16”: cuenta con información actualizada sobre precios y costos de los productos, stock y distribución en sucursales y depósitos, stock mínimo, ventas diarias en unidades y valorizadas,

- Reporte sobre las tendencias del mercado de retail, según agencia de información GfK,

- Evaluación financiera sobre disponibilidad de fondos, realizada por el sector al momento de autorizar una compra, mediante la consulta al sector de Contabilidad y Finanzas,

- Se solicitó documentación de respaldo de la decisión de selección de proveedores y/o productos, en función a la política de la empresa de contar para cada producto con una primera marca y un primer precio.

Proveedores

Seguimiento de las cuentas corrientes. Para los proveedores y acreedores analizados, se evaluó el estado de las cuentas corrientes y la información sobre su seguimiento:

- Se solicitó el cruce con el estado de cuentas propio de cada proveedor, y

- la conciliación de las diferencias.

Adecuada registración de las operaciones

SE corroboró la correcta registración de la información en el sistema FLEXXUS, mediante la conciliación de la información según los comprobantes recibidos por los proveedores versus los registros del