Diario Continental.

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Es importante hacer notar la suma de los saldos de las cuentas auxiliares o subcuentas debe ser igual a los saldos de las cuentas colectivas o de control, en caso de existir discrepancias será necesario investigarlas y corregirlas. En los auxiliares de balance están las subcuentas de balances que son aquellas que analizan e integran el saldo de una cuenta colectiva o de control de activo, pasivo y capital contable. Las desventajas son: 1. _ Evita la división del trabajo, ya que las operaciones deber ser registradas por una misma persona. 2._ Si interviene una gran cantidad de cuentas en la contabilidad, será necesario al uso de demasiadas columnas, situación que desembocaría en un tabular demasiado grande. 3._ Si se emplean pocas columnas, la columna de varias cuentas será entonces la que crezca, siendo los resúmenes muy extensos. Las pólizas son una evolución más de los métodos de registro manuales, que consisten, en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso de registro de las operaciones; son registradas tomando como base el rayado del diario continental, pero en lugar de hacerlo en un solo libro se hacen hojas sueltas; son documentos “ de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas” y se elaboran en una máquina de escribir y no manualmente; en razón de lo anterior, el método de pólizas es un paso hacia los métodos de registro mecánico, electromecánico y electrónico; también es un método de registro manual, en el cual las operaciones son registradas individualmente, es decir, para cada operación realizada se elabora una póliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Las pólizas se elaboran a máquina por duplicado o más ejemplares, al original se anexan los comprobantes (documentos fuentes). Después de haber registrado los diarios tabulares y los auxiliares, el personal encargado de esa labor pone su firma. Al finalizar el mes totalizan las columnas de los diarios tabulares y se preparan un asiento de concentración, el cual es pasado al diario general y de ahí al mayor general.

El rayado de pólizas como comentamos con anterioridad, fundamentalmente toma el modelo del diario continental, al que se le agrega una serie de datos de control interno, como son el nombre o las iniciales y la firma de quien elabora, revisa, autoriza, registra auxiliares y registra el diario, y desde luego la fecha y numero de póliza. La clasificación de las operaciones se divide en 3, entradas de efectivo, salidas de efectivo y operaciones de diario (ni entradas ni salidas de efectivo). Por supuesto, el orden de los datos puede variar de una empresa a otra; lo que es importante resaltar es que una póliza deberá contener cuando menos los datos que aparecen en los formatos mostrados: 1. _ Nombre de la entidad, 2. _ Referencia a la póliza, 3. _ Tipo de póliza (entrada de efectivo, salida de efectivo, diario), 4. _ No. De Póliza 5. _ Fecha, 6. _ No. De Cuenta 7. _ No. De subcuenta, 8. _ Concepto, para anotar los cargos y abonos del asiento, 9. _ Columna de parcial, 10. _ Columna de cargo, 11. _ Columna de abono, 12. _ Concepto, 13. _ Firmas de quienes elaboran, revisaron, autorizaron y pasaron los auxiliares y al diario.