Evaluación proceso de Gestión Comercial y Ventas basado en riesgos & controles

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ALCANCE:

Participación : Gerencia Financiera

Universo : Total de clientes con cartera activa al 30 de junio de 2016

Observación N. 2. Cupos de crédito de clientes activos

Criterio:

Como política de la compañía todos los créditos deben ser aprobados por el director financiero con base en el formato de solicitud de credito debidamente diligenciado, anexando la documentación soporte requerida por la politica : (Camara de comercio, RUT, estados financieros actualizados, 1 referencia comercial, referencia bancaria, proyección de ventas).

Hallazgo:

De acuerdo a la prueba ejecutada se evidenció que existen créditos operando sin las condiciones mínimas requeridas por la política de créditos.

- para 2 clientes, El formato de solicitud de crédito no se encontraba diligenciado en su totalidad y adicionalmente no contaba con las referencias comerciales.

- 1 cliente con cupo aprobado sin el estudio correspondiente anexo

- 1 cliente con estudio de crédito no aprobado y sin embargo le fue otorgado por el sistema y se le factura a crédito

- 2 clientes con cartera por valor superior al cupo aprobado por el Gerente Financiero

Causa:

- Sistema no parametrizado

- Cambio de analista de crédito reciente

Efecto:

Producto de la evaluación se observa $100 de créditos en riesgo por tener los estudios ni aprobaciones de crédito.

Ejemplos:

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Recomendaciones:

Planes de Acción de la Gerencia:

- Revisar, actualizar y divulgar las políticas y procedimientos de definición y aprobación de cupos de crédito, el cual considere como mínimo:

- Cupos de crédito de acuerdo a canales de ventas.

- Metodología y criterios de análisis de capacidad de pago cualitativa (Tipo de sociedad, prestigio, capacidad instalada, tamaño, etc.) y cuantitativa (comportamiento crediticio, análisis financiero, consulta en centrales de riesgo). (Importancia: Media)

- Definir una adecuada segregación de funciones del área Comercial respecto a la aprobación de cupos y plazos de crédito de clientes, ya que esta actividad debe estar bajo responsabilidad del área Financiera. (Importancia: Media)

- Configurar el sistema restringiendo las facturas de venta al cupo de crédito aprobado,

Una vez discutida esta recomendación, con el Gerente Financiero, se parametrizará el sistema en orden:

1. Restringir por medio de permisos las aprobaciones de cupos de crédito.

2. Restringir el sistema para que no pueda facturar por encima del cupo de crédito asignado

Fecha de Compromiso: 12/11/2016 Respuesta Gerencia: Acepta

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