La contabilidad capta las operaciones, los procesos y produce información financiera necesaria para la toma de decisiones.

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- Supervisión y seguimiento

Planeado e implementado un sistema de control interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.

Todo sistema de control interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Port eso debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno.

- NORMAS ESPECIFICAS

Naturalmente, las organizaciones deben conocer las normas vigentes para la organización o que regulan la actividad que desarrolla y comprobar su cumplimiento.

En cuanto a las normas a considerar para diseñar un sistema de control interno, existen normas generales, comunes a todos los procesos de una organización, y propias de cada sistema en particular. Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario ce acuerdo con las nuevas realidades.

Entre las normas generales a tener en cuenta destacan:

- separación de funciones.

Uno de los pilares en los que se asienta el sistema de control interno es el control por oposición de intereses, que consiste en que una operación realice con la intervención de varios sectores.

- Niveles de autorización.

Los procedimientos deben establecer claramente quienes son las personas que pueden autorizar una operación según el tipo de monto de la misma.

- Asignación de responsabilidades.

Las atribuciones y responsabilidades de cada operatoria deben estar claramente establecidas a fin de evitar conflictos o “zonas de nadie”. A este fin contribuyen de manera significativa los manuales de cargos y de procedimientos.

- Seguridad en el manejo de activos.

Las normas deben establecer los recaudos de seguridad para el depósito, custodia y manejo de los bienes de la empresa.

- Integridad e la información.

En el momento en que se origina una operación se deben capturar los datos relativos de la misma, en forma oportuna y de acuerdo a las disposiciones legales, profesionales y principios de contabilidad.

- Diseño de formularios, archivos y registros.

Los soportes de información tienen que diseñarse de tal manera que recojan toda la información necesaria, de manera clara y precisa, y dejen constancia del responsable interviniente.

- Control de formularios y comprobantes.

La pre enumeración de los formularios y comprobantes utilizados permite la identificación precisa de los mismos, dificulta la sustitución de ejemplares y facilita el control.

Las normas generales se completan con normas particulares aplicables a los sistemas operativos, de planeamiento y control.

- PRINCIPIOS

Es posible establecer algunos principios generales del control interno así:

- Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.

- La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.

- Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se lleven correctamente.

- Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial. Una persona puede cometer errores.

- Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.

- Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo.

- Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito.

- PRINCIPIOS BÁSICOS

- equilibrio: al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

- Los objetivos: el control debe estar en función de los objetivos.

- Oportunidad: el control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipación

- Las deviaciones: deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.

- De excepción: se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y tiempo.

- De la función controlada: la función controladora debe ser separada de la función controlada. Esto es, adecuada segregación de funciones para evitar actos fraudulentos.

UNIDAD DOS

ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN:

Las técnicas son de gran importancia para cualquier organización, ya que para que la misma funcione de la mejor forma se requiere de la formación que se de en dicho lugar, tal como la satisfacción de los clientes, su productividad, en fin tiene que ver como se percibe desde afuera para que los clientes o futuros clientes regresen. Un buen ejecutivo debe sustentar sus decisiones en un proceso y debe tener sentido común para elegir el tipo de técnicas adecuadas todo depende con el tipo de decisión que se tenga que tomar, considerando costos, sus riesgos, información, problemas que se puedan presentar. Las personas en la organización son lo más importante, ellas deben estar bien motivadas y bien dirigidas.

Podemos encontrar una lluvia de ideas como técnica: se pueden reunir grupos de personas interesadas en solucionar un procedimiento en particular, buscar un lugar adecuando como un salón, donde todos puedan visualizar lo que se escriba, el cual sebe ser explicado por el líder y poner reglas para este tipo de ejercicios