La nueva Dirección de Administración y Finanzas

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Las facturas deberán de especificar artículo por artículo, o en su caso, mandar engrapado el ticket de la máquina registradora del gasto o compra según corresponda y cumplir con los requisitos fiscales.

En el caso de que existan gastos por los que no nos dan comprobantes fiscales de acuerdo con la definición de esta política, es necesario llenar el vale de caja de acuerdo con las políticas de este manual.

Tendrá la obligación de realizar su reembolso de gastos en forma periódica considerando que siempre la tienda deberá tener al menos el 50% del fondo en efectivo, considerando que el tramite se lleva en promedio 1 semana.

Una vez que el gerente de tienda cuente con los comprobantes debe completar el formato “Reposición de caja Chica” (Anexo 3) cumpliendo con los requisitos pre-establecidos y procederá a enviar el formato a contabilidad vía estafeta con la documentación soporte.

CONTABILIDAD

Se encargará de contabilizar y verificar que se cumplan con requisitos fiscales

CONTRALORIA DE GASTOS

Se encargará de verificar y autorizar el formato analizando la razonabilidad de los gastos y que se cumplan con los límites y disposiciones estipulados en esta política, así como su apego al presupuesto asignado.

En caso de existir alguna duda o controversia, Contraloría tiene la obligación de aclararla o cuestionar la necesidad, importancia y apremio de la erogación.

Una vez que dicho formato haya sido aprobado, lo remitirá a tesorería los días viernes junto con el layout.

En ningún caso, se podrá entregar reembolsos o facturas directamente a tesorería ya que estas serán rechazadas y no procederá su pago hasta que realiza el registro en el sistema de bancos.

GERENTE DE TESORERIA

Programa el pago de acuerdo a calendario y realiza la transferencia a la cuenta indicada enviando la interface a contabilidad

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ANEXO 1. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES PARA EFECTOS FISCALES

Actualización: 27/noviembre/2003

PrincipalInformación FiscalComprobantes Fiscales Los requisitos que deben reunir las facturas son los siguientes

Los requisitos que deben reunir las facturas son los siguientes:

I) El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien expida estos comprobantes. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan.

II) Contener impreso el número de folio.

III) Lugar y fecha de expedición.

IV) Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expidan.

V) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

VI) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.

VII) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

VIII) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

IX) Vigencia del comprobante.

(fig. 1.2)

Además de lo señalado anteriormente, deberán contener:

(fig.1.3)

A) La Cédula de Identificación Fiscal, que en el caso de las personas físicas deberá contener la CURP, salvo en los supuestos en que dicha cédula se haya obtenido a través del trámite de reexpedición de cédula de identificación fiscal en donde previamente se haya presentado aviso de apertura de sucesión o cédula de identificación provisional.

B) La leyenda: "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales".

C) El Registro Federal de Contribuyentes, nombre, domicilio, y en su caso el número telefónico del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.

D) La fecha de impresión.

E) La leyenda: “Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados”, seguida del número generado por el sistema.

Por otra parte, las personas morales -con excepción de las que tributan como personas morales con fines no lucrativos-, y las personas físicas con actividad empresarial -excepto las que se dediquen exclusivamente a las actividades agrícolas, ganaderas y silvícolas-, tendrán un periodo límite de utilización de sus comprobantes. Éstos podrán ser utilizados en un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión. Transcurrido dicho plazo sin haberse utilizado deberán cancelarse; sin embargo, la numeración continuará siendo consecutiva, considerando inclusive los comprobantes cancelados al término de su vigencia.

La vigencia deberá señalarse expresamente en los comprobantes. Se podrá optar por considerar como fecha de impresión únicamente el mes y año -sin incluir el día-, en el entendido de que el plazo de vigencia se calculará a partir del primer día del mes en que se imprima en el comprobante.

* En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, o al Régimen Intermedio, además deberán imprimir la leyenda “Efectos fiscales al pago”, de conformidad con lo señalado en el Art.133 fracc.III de la Ley de Impuesto sobre la Renta.

ANEXO 2

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA

GRUPO MELODY

CARTA RESPONSIVA

MEXICO