MANEJO DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

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El presupuesto tambien cuenta con un objetivo que es importante conocer los cuales son de planeación, organización, coordinación, dirección, y control.

RESPONSABILIDAD, PREPARACION, MANEJO Y ADMINISTRACION DEL CONTROL PRESUPUESTAL

Pero hablemos de otro punto importante como la responsabilidad, preparación, manejo y administración del control presupuestal, la responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega en una persona que habrá de fungir como director del mismo. El director del presupuesto, deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos, necesita estar compenetrado del sistema contable de la entidad, su organización, operaciones que practica, problemas en la administración, etc… por lo que normalmente se designa para dicho puesto un contador público o a un licenciado en administración de empresas, quien puede ocupar el puesto de contralor o de director de finanzas.

Cabe aclarar, que aunque es el director del presupuesto sobre quien recae la responsabilidad de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido necesita la colaboración de todo el personal de la empresa, para lo cual es conveniente crear un comité de presupuestos, que puede estar compuesto por los ejecutivos que tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue:

Director o gerente general: Politicas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.) proyección a futuro.

Director de finanzas o contralor: Aspectos financieros y de control (presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por corar y por pagar, gastos generales, nominas, etc.) estadística, y costos.

Gerente de ventas y mercadotecnia: Ventas, publicidad, propaganda, expansión del mercado, colocación de nuevos productos, etc.

Gerente de producción o superintendente: Control de almacén de materias primas y materiales, de producción, mantenimiento, etc.

Además el comité puede incluir jefes de importancia como el personal y el de compras.

Una vez que se ha hecho notar a los funcionarios la importancia y ventajas que pueden obtenerse con la adopción del presupuesto, se podrá delegar la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales, en los diferentes jefes de departamento.

A estos últimos, se les exigirá la obtención de cálculos periódicos en forma de cedulas, de las operaciones, y la responsabilidad necesaria, derivada de los planes previamente aceptados.

El contralor tiene múltiples funciones, pero como director del presupuesto, las principales son:

- Analizar y estudiar las variaciones e investigar sus causas.

- Formular el presupuesto general, asi como preparar estados proforma y presupuestados.

- Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.

- Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran.

- Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios.

- Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado y hacer las correcciones pertinentes.

- Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos.

- Contar sobre el las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

Las funciones sobresalientes del comité son:

- Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de gastos departamentales.

- Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.

- Presentar los presupuestos a autorización del consejo de administración.

DURACION DEL PRESUPUESTO

Un factor importante a considerar en el control presupuestal es la duración del presupuesto, es importante precisar el periodo de duración del presupuesto regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 ó 24 meses) por la imposibilidad de prever más delante de estos lapsos, pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales.

Aunque se pueden elaborar presupuestos a cinco y diez años que permitan formarse una idea general de las proyecciones y tendencias de la empresa.

DEFINICION

Esta labor debe ser desarrollada por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado. De tal forma, comparando lo presupuestado con lo real, se determinan las variaciones que deben ser estudiadas y analizadas. Finamente, se procede a realizar los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario. Debido a que las operaciones de las empresas crecen día a día en volumen y complejidad surge la necesidad de analizar y controlar los resultados detallados de las operaciones, bajo los factores de tiempo, eficacia y versatilidad, para poder compararlas con la planeación presupuestal, a partir de lo cual surge la necesidad de utilizar un sistema computarizado. Algunas de las características que en la actualidad buscan las empresas son la rapidez y eficacia en el manejo de información, ya que de esto depende gran número de decisiones.

Genéricamente hablando podría decirse que los presupuestos son tan antiguos como el hombre mismo, porque en alguna forma el ser humano siempre ha estado tratando de anticiparse al futuro, previendo que es lo que puede ocurrir y cómo va a enfrentarse a las situaciones; es sabido que-en cierta forma- el ser humano formulaba especulaciones acerca de cómo cazar, pescar, sembrar, etc., con qué recursos y en qué áreas hacerlo.

Indudablemente existe una gran diferencia entre la forma como el hombre hacia sus proyecciones en el pasado y como las realiza ahora; en la actualidad los presupuestos nacen como la necesidad de prever y controlar las actividades de una entidad; como un proceso lógico y normal del desarrollo económico en general y de las empresas en particular, como algo congruente con la época o, simple y sencillamente como un avance tecnológico más,