Matriz de Fortalezas y Debilidades de las áreas funcionales

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Dinámicas de grupo: La dinámica de grupos es un conjunto de conocimientos teóricos y de herramientas en forma de técnicas grupales que permiten conocer al grupo, la forma de manejarlo, aumentar su productividad y de afianzar las relaciones internas y aumentar la satisfacción de los que componen el grupo.

Matriz DOFA: esta matriz permite evaluar la interacción entre las características del negocio y el entorno que lo rodea y en el cual este compite, está compuesta por cuatro cuadrantes: debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Otros métodos que pueden ser utilizados son las lluvias de ideas, gráficos porcentuales, análisis de causa y efecto.

Tratamiento de los resultados

Los resultados obtenidos del diagnostico deben ser resumidos en un informe ejecutivo donde se puedan identificar los problemas y sus verdaderas causas y efectos, así como las oportunidades de mejora para que sean analizadas las nuevas conductas que se aplicarán sobre la marcha de la empresa, planteando también posibles soluciones y acciones a los problemas.

La solución elegida debe estar acompañada de la matriz DOFA, estrategias, plan de acciones en el cual se detalle: actividades, el responsable, el costo, la fecha de cumplimiento, al igual que el rediseño estratégico.

En el diagnostico y planteamiento de la soluciones se debe contar con el aporte de todas las áreas de la organización, para así mejorar su calidad al contar con los diferentes puntos de vista y un conocimiento más especializado de las características y problemas de cada área de la organización; el gerente debe tener en cuenta que la organización es un sistema por lo que cualquier problema o solución implementada en una de las áreas de la organización va a afectar a todas las demás área, por lo que cada problema debe estar afectando todas las demás áreas de la organización y cualquier solución que se implemente debe tener en consideración estrategias para que el sistema no termine rechazándola.

Áreas Fundamentales

El diagnostico se debe realizar analizando en profundidad cuatro factores fundamentales:

- Gestión Administrativa

- Áreas Funcionales

- Factores Financieros

- Factores Externos

Diagnostico de la Gestión Administrativa

La Gestión de la empresa consiste en la correcta implementación de una metodología a través de la cual se hayan articulado las metas y objetivos para canalizar de esta forma todos los esfuerzos de los individuos hacia un fin común, siendo también útil para asignar los recursos de manera eficaz y a su vez generar la capacidad para evaluar el desempeño de la empresa en comparación con los objetivos establecidos.

Intentaremos responder a las preguntas ¿Cómo se ha orientado el negocio? ¿Para donde se dirige?.

La visión, misión y objetivos estratégicos forman una jerarquía de metas alineadas desde declaraciones de intenciones y factores para establecer una ventaja competitiva hasta objetivos estratégicos medibles y específicos.

Al realizar el diagnostico de la gestión de la empresa el gerente deberá tener en consideración los aportes de las personas más representativas de las diferentes áreas de la organización para que de esta forma las soluciones y la identificación de problemas no sean impuesta sino extraídas de la dinámica de cada área y sea aceptada por el grupo de trabajo; por ello debe realizar reuniones e integrar a su equipo de trabajo a estas personas.

Los factores que deben ser analizados serán:

Reseña Histórica

Aquí el gerente tomara en consideración como ha sido organizada la empresa, cuáles han sido los principales problemas de la organización, que estrategias se utilizaron para alcanzar los mayores logros organizacionales a la fecha, para así contextualizar el estado actual de la organización, y conocer en profundidad que ocurrió en el pasado y no cometer errores que ya se hayan cometido.

Principios Corporativos

Dentro de este factor se incluyen la visión, la misión y los valores organizacionales.

La Visión es el punto de comienzo a partir del cual se articulara la jerarquía de metas de la organización, la podemos definir como la declaración amplia y suficiente que determina el estado al cual desea llegar la organización, debe ser realista y estar sustentada en la realidad, estando relacionada a las amenazas y oportunidades del entorno y con los recursos y capacidades de la empresa, asi mismo la dirección debe ser coherente con la visión en su actuación y debe ser implementada por los líderes de la organización.

La Visión debe responder a la pregunta ¿Qué queremos ser?

La Misión debe abarcar el propósito de la empresa, la base de la competencia y la ventaja competitiva, esta debe ser mas especifica que la visión y enfocada en los medios a través de los cuales la empresa competirá, la misión es la razón de ser de la organización para sus clientes, los aspectos que debe tomar en cuenta son: Las operaciones, los tipos de productos, el mercado , la calidad de los recursos humanos, estableciendo las prioridades, derechos y responsabilidades de la organización.

La misión debe responder a las preguntas ¿Por qué existimos? ¿En qué negocios? ¿Cómo llevaremos a cabo las operaciones?

Los valores organizacionales son los ideales y principios colectivos que deben guiar las actuaciones y reflexiones de los integrantes de la organización, serán los ejes de conducta de la empresa, deben responder a la pregunta ¿en que creemos?

Cultura Organizacional

Las organizaciones posen una cultura particular que las distingue, las identifica, y a su vez orienta su accionar y modos de hacer, rige sus percepciones y su imagen, cimentada en las costumbres, comportamientos, tácticas, símbolos y ritos.

Estas manifestaciones culturales pueden ser consideradas categorías de análisis a través de las cuales se puede llevar a cabo el diagnóstico cultural, por ello el gerente puede seleccionar ciertas dimensiones claves que va a medir y evaluar con el objetivo de encontrar mejoras