Supervisión de contratos: Mirando desde lo alto

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pagos están muy relacionados con la aceptación del proyecto o alguna de sus fases. Es un factor crítico para ambas partes (ya sea comprador y proveedor), por ello es que se debe hacer un buen seguimiento de las facturas, el proceso de pago y los resultados. Nadie debe eludir sus responsabilidades en este aspecto.

La supervisión y control de costes

La supervisión de costes es el proceso de ejercer influencia sobre los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

La gestión del coste del proyecto no se reduce simplemente al proceso de pago, sino que empieza antes de la firma del contrato, en las fases de negociación de la oferta, y continúa durante todo el ciclo de vida del contrato. El control se debe

llevar a cabo según lo definido en el plan inicial de gestión de costes.

Una respuesta inapropiada a variaciones del coste puede ocasionar problemas de calidad y/o de cronograma, o producir un nivel de riesgo inaceptable en alguna etapa posterior del proyecto.

Supervisión de riesgos

El riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como el tiempo, coste, alcance o calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos.

Por lo anterior, debe existir un proceso de supervisión e identificación de riesgo iterativo, ya que se puede descubrir nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. El equipo del proyecto debe participar en el proceso para poder desarrollar y mantener un sentido de pertenencia y responsabilidad por los riesgos y las acciones asociadas con la respuesta a los riesgos.

Supervisión de cambios

Se debe definir un proceso para controlar los factores que producen cambios a fin de asegurarse que ellos sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambio y gestionar aquellos que ya estén aprobados. Este proceso se realiza a lo largo de todo el proyecto, desde su inicio hasta su cierre.

Supervisión de conflictos

Un aspecto importante a lo largo del desarrollo del proyecto es conseguir evitar disputas y posibles acontecimientos inesperados.

Cada polémica debe aclararse y enunciarse de manera que pueda resolverse. Para ello, se le debe asignar un propietario y, por lo general, establecer una fecha objetiva para el cierre del conflicto. Las polémicas no resueltas pueden ser una importante fuente de conflicto y retrasos del proyecto.

Para hacer una documentación y supervisión de los conflictos, una buena herramienta puede ser el uso de un registro de polémicas o registro de elementos de acción. Es importante abordar las polémicas surgidas a fin de mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo.

Supervisión y control del trabajo: información de rendimiento

Es necesario definir un proceso para recoger, medir y difundir información sobre el rendimiento, y así evaluar las mediciones y tendencias con el fin de mejorar el proceso. El seguimiento debe incluir informes de estado, medición del avance y previsiones.

Por lo general, la información sobre el rendimiento incluye la forma en que se están utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto. Esta información debe incluir en qué medida se está cumpliendo con los estándares de calidad, los costes incurridos o comprometidos, las facturas del proveedor, etc.

Adicionalmente, es apropiado realizar revisiones internas de una forma regular, así como organizar revisiones periódicas con todas las partes participantes en el proyecto. En el próximo módulo se tratará la gestión del rendimiento en mayor profundización.