Lengua y Comunicación I ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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Siempre que algo sea usado de mala forma va a tener una consecuencia negativa. Si nosotros estamos usando mal nuestro tiempo se podría decir que usamos mal nuestra vida. Existe 2 tipos del mal uso del tiempo: Mal uso del tiempo por vaciedad, las personas sin objetivos, sin ideas empiezan a ser afectadas durante parte de su juventud en adelante porque empieza a tener enojos, insatisfacciones, etc. Con este mal uso del tiempo podemos encontrarnos con la depresión; el otro mal uso del tiempo es por congestión, este es el principal problema de muchas personas, puesto que está basado en las presiones. Esto llega a producir el estrés que genera tensión y prisión. Se manifiesta de varias formas como dolores de cabeza, cólicos, jaquecas, etc., produciendo que las personas no puedan relajarse, ni disfrutar las cosas.

Existen varios tipos de ladrones de tiempo que ocasionan la oposición a los objeticos. Los enemigos pueden ser visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables. Los más frecuentes pueden ser el desorden, la indecisión, confundir lo urgente con lo importante. Los enemigos pueden ser externos que son más fáciles de identificar, e internos que pueden ser los más terribles.

Las personas siempre estarán expuestas a cualquier tipo de distracción, ya sea afuera o adentro del lugar donde se encuentra desarrollando una actividad. Muchas veces son impredecibles dichos problemas pero debemos darnos cuenta cuales deben ser atendidas y cuales se podrían definir con el nombre de ladrones del tiempo. Estas interrupciones pueden ser visitas inoportunas, el teléfono, reuniones, crisis, dejar las cosas para después, etc.

El ejecutivo al tener dificultades con el tiempo y encontrarse en el cuadrante urgente e importante empieza la definición de él y de su grupo. No se puede encontrar una forma como la productividad empieza a subir nuevamente. El gerente debería empezar a tener más hábitos de pro actividad, la planificación y la priorización en base a un objetivo claro.

Las actividades puedes ser entre importantes o urgentes. Nuestra prioridad muchas veces se basa en lo urgente. La importancia de algunas cosas puede afectar a largo plazo en cambio lo urgente no, sim embargo, las cosas importantes no requieren de acciones inmediatas y las urgentes sí. Muchas veces lo difícil es saber diferenciar que es lo importante y tomamos las cosas como si fueran urgentes y a su vez perdemos tiempo. Lo urgente por ser un factor de distracción que nos lleva hacia el estrés y la importancia hacia el éxito.

La urgencia se encuentra con función al tiempo y lo importante con el objetivo principal. Al juntar esto se forma un cuadrante llamado matriz del tiempo. En las intersecciones se califican las actividades a seguir: Importante y Urgente, zona de urgencia caos estrés; No Importante y Urgente; tareas operativas; No Importante y No Urgente, tareas irrelevantes y debemos eliminarlas; e Importante y No Urgente, donde se demuestra la efectividad. Básicamente la urgencia se refiere al tiempo y lo importante con la calidad de resultado.

En las grandes empresas para hacer que el trabajo traiga más beneficios, lo que hacen es aumentar el tiempo de respuesta. Para poder aumentar o reducir el tiempo respuestas tendrás a la vez que disminuir o aumentar los procesos de la organización. Se conseguirá mejor calidad, menos material guardado en almacén, y tiempos de acabados más rápidos.

Para el mayor rendimiento y rentabilidad, se necesita trabajar en equipos. Tener un equipo con distintas cualidades. Cuando este equipo se encuentra motivado se puede llegar a ser eficaz. El jefe debe cumple un papel de empleo y demuestra a sus ayudantes su estilo de trabajo y como usa su tiempo. La secretaria es la primera persona en ayudar que su jefe sea una persona eficaz y que pueda ahorrar de la mejor manera su tiempo, cuanto más cosas pueden asumir la secretaria mayor liberación le dará a su jefe.

La clave de la efectividad del ejecutivo es la secretaria. Ayuda a proteger el tiempo y las obligaciones del ejecutivo. Ella tiene las responsabilidades de filtrar todo tipo de interrupción, asistir a reuniones, mantenerse entera de las cosas de su jefe. Por eso siempre debe de haber un ambiente de dialogo y así poder estar enterada de las cosas que suceden.

No es malo que las personas les pongan un valor monetario al tiempo. Así cuando una persona gana un salario, un beneficio o un gasto que llegan a recuperar mediante el sueldo que las personas reciben por su trabajo. Pero si las personas trabajan más por el tiempo limitado tuvieran un aumento notorio por su tiempo empleado en dichas actividades.

La confunción más notorio se da entre la eficiencia y eficacia: la eficiencia siempre va a realiza bien las actividades que les sean propuestas pero eso no va a garantizar los resultados, se encuentra basado en el cómo se va a realizar, en cambio la eficiencia tiene basada su mentalidad solo en los resultados y hacen lo que deben hacer para llegar al resultado, se centran en el fin.

Una de las actividades administrativas que apoyan para el manejo del tiempo y ha hecho que teorías viejas se queden de lado es la delegación. La delegación tiene mucha dificultad para delegarse correctamente, pues tiene que ver que la persona que sea delegada motive y guie a las demás personas para lograr el objetivo. Si hay problemas en la delegación se ocasiona caos, indiferencia, problemas es la administración. Muchas veces es producida cuando existe un incremento, por el cual tendrá la obligación de delegar tareas funciones.

Ante las empresas evolucionaban poco y su crecimiento era lento, ya que también era lenta la competencia y los adelantos tecnológicos, y es bien sabido que la delegación se por dice cuando existe crecimiento, el cual obliga a descentralizar, en forma de delegación las tarea y funciones. La cuestión es que en el siglo XXI en el cual vivimos esta función gerencial se considera muy importante para el desarrollo de cualquier organización. Se podría decir que la mayor parte de los programas de entrenamiento gerencial en que se colaboran, surgen inquietudes e iteres al hablar de cómo se debe delegar o sobre qué actividades no deber ser nunca delegadas.

Para que exista una delegación el jefe debe tener confianza con uno de sus subordinados pero la responsabilidad nunca se va a delegar. Para que la delegación sea eficiente se deben dar resultado, facilitar recursos, rendir cuentas de lo obtenido y de las consecuencias. Si todo va bien se puede decir que la delegación ha sido una buena decisión, en cambio sí es mala, los resultados no son eficientes y todo habrá sido una pérdida de tiempo.

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