MODULO SISTEMAS DE GESTION PUBLICA Y PRIVADA

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III.- PROCESO DE ELECCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

La elección y/o adaptación y combinación de los sistemas de contabilidad que la empresa deberá tener depende principalmente de la magnitud de la misma; de la clase de operaciones que efectúe y del mayor o menor número de dichas operaciones.

Habrá que tener en cuenta ciertos aspectos como los siguientes:

- Tipo de organización.

- Necesidades de registro.

- Necesidades de informes.

- Periodicidad.

- Elementos de entrada y elementos de salida.

- Conocer el flujo propio de las operaciones de la empresa.

- Tipo de legislación.

- Normas contables.

- Aspectos particulares de cada empresa.

Así entonces es posible que las empresas requieran sistemas para cada área de trabajo o unidad operativa por lo cual se deberá poner énfasis en cada tipo de operación que se realiza y con ello poder estructurar mejor el flujo de las mismas y por consiguiente de los sistemas y sus reportes. La mayoría de países emplean sistemas comunes para el mismo tipo de actividades y en casos específicos desarrollan sus propios registros y controles a sabiendas que la intención es mejorar la funcionalidad de la contabilidad y de sus resultados.

De modo general, podemos decir que las operaciones más frecuentes o más comunes que realizan las empresas son:

- Inversiones y recuperación de efectivo.

- Pago de compromisos (remuneraciones) o deudas y obligaciones en general.

- Adquisición de materia prima y/o mercancías (contado o crédito).

- Venta de mercancías al contado o a crédito.

- Movimiento y control de mercancías por entrada o salida de éstas.

- Recepción de documentos de créditos y/o avales de los mismos que firman los clientes a fin de garantizar la compra de mercancías realizada a crédito.

- Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores en general para garantizar compras de mercancías a crédito o alguna otra operación.

Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más comunes y que se realizan frecuentemente, el sistema a definirse y aplicarse debe tener en cuenta dichas operaciones, así entonces se pueden tener diferentes diarios de registro o informes a utilizar, que darán la base del sistema a definir.

Puede verse la necesidad de algunos como:

- Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo y sus equivalentes.

- Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones, rebajas y descuentos de tal manera que este diario refleje las compras netas.

- Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.

- Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas. De tal manera que nos dé el costo de lo vendido. (bajo el método de control valorado elegido)

- Diario de documentos por cobrar.

- Diario de documentos por pagar.

- Diario de operaciones diversas.

En el ámbito de las organizaciones públicas se ha establecido en cada país algunos sistemas integrados o independientes a fin de que todas las entidades del estado tengan la misma trazabilidad en sus operaciones teniendo en cuenta que existe la Contaduría de la Nación, la Oficina Nacional de Presupuesto Público, la Cuenta Nacional de la República o las que hagan sus veces según su nombre en cada nación; con lo cual se logra estandarizar los flujos de entrada y de salida de las transacciones y los repostes solicitados por los entes reguladores y por sí mismas.

Así por ejemplo en nuestro país tenemos el SIAF, que es el pilar para las organizaciones gubernamentales al requerimiento de procesos y sistemas de tratamiento de la información financiera y contable de cada una.

- CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS SEGÚN SU ACTIVIDAD

La constitución y organización de empresas dependen mucho del tipo, por lo cual se requiere conocer los lineamientos de trabajo y proyección de los inversionistas a fin de orientarles por el mejor camino y que el modelo de organización elegido y por crearse sea aquél que esté acorde con sus expectativas y los objetivos que se desea alcanzar.

Para constituir un negocio se hace necesario conocer aspectos legales, operativos, tributarios, y de índole propiamente empresarial y societaria para poder elegir lo más adecuado. Es necesario tener en cuenta aspectos como:

- Decisiones de emprender e invertir en un negocio.

- Aspectos patrimoniales y/o de financiación.

- Elección de la forma jurídica.

- Proceso de constitución notarial. Escritura y minuta.

- Tramitación de permisos, licencias y demás requisitos.

- Contratación del recurso humano para las diferentes áreas.

- Puesta en marcha.

- Aspectos operativos (una vez constituida la empresa es necesario planificar sus operaciones y conocerlas al detalle, con lo cual se estará en condiciones de preparar y elegir el sistema de gestión idóneo para ésta).

Se hace necesario conocer a que sector pertenecerá la entidad (servicios, comercio, industria) y el rubro empresarial (servicios profesionales, servicios de mantenimiento, servicios financieros, etc.), además si la empresa se dedicará a extracción y/o procesamiento de bienes o solo los va a comercializar, debido a que es precisamente lo que le va a permitir organizar sus operaciones y planificarlas para poder efectuar los controles respectivos y de ese modo llevar a cabo la creación del sistema de gestión más apropiado.

Los inversionistas tienen el capital pero no siempre las ideas y conocimientos