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Evidencia de producto documento paralelo clases de documentos

Enviado por   •  4 de Septiembre de 2020  •  Trabajos  •  549 Palabras (3 Páginas)  •  18 Visitas

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DOCUMENTO PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ:

HEIDY MARCELA PULIDO BAQUERO

INSTRUCTOR:

CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia de producto documento paralelo clases de documentos.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro y explicar el uso de cada documento.

Los documentos constituyen escritos, información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado, también encontramos que los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, el principal objetivo radica en la rápida, oportuna y efectiva localización de la información que contiene. Se considera que el documento por su estructuración es un medio de comunicación, información y conocimiento así de tal manera que su mayor caracterización lo conforman en las siguientes dimensiones. Su soporte físico o material el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, se pueden identificar en dos clases de documentos. Documentos de archivo y documentos electrónicos.

 

 CLASE DE

DOCUMENTO

DEFINICIÓN

USO

DIFERENCIA

SIMILITUDES

DOCUMENTO

         DE

    ARCHIVO

Se conoce como documento de archivo, el registro de información producida o recibida por una organización pública o privada, en razón de sus funciones o actividades. Su valor probatorio se mide por sus características de autenticidad como la firma.

Los documentos de archivo nacen debido a los procesos administrativos.

Parte importante de los documentos de archivo son sus valores documentales mismos que tienen una estrecha relación, con la teoría del ciclo vital estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental que se da en el archivo de concentración.

Permite la comunicación a otros órganos administrativos o a terceros interesados.

Son el conjunto de documentos que usan de manera frecuente por la organización emisora o receptora y por las entidades públicas, privadas o personas naturales interesadas.

Consta la comprobación del desarrollo de una actuación administrativa.

El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible mediante la escritura manual y se mantiene en papel.

El contenido es inseparable de su medio o soporte.

El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma.

En ambos casos se debe contar con el personal idóneo para su manipulación, al igual que con sus equipos para su debido mantenimiento.

Similitud en la organización de los documentos.

Se deben realizar archivos para su clasificación.

DOCUMENTO

ELECTRONICO

Es el conjunto de la información generada, enviada, recibida, almacenada por una organización publica o privada por medio magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.

Permite fácil acceso a la información.

Su diseño y creación se realiza en la mayoría de los casos para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente y como reflejo o prueba de lo plasmado de manera escrita.

Controla el exceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.

La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por medio de la computadora.

Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado el documento.

El proceso de clasificación documental se desarrolla de igual forma para ambos tipos.

Se debe disponer de los elementos necesarios del equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística.

Se realiza la misma clasificación documental.

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