PARALELO ENTRE CLASES DE DOCUMENTOS
Clases de documentos | Definición | Usos | Diferencias |
Documentos de archivo | Un documento de archivo es un instrumento que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades, en ellos se transmite información de manera escrita en papel para ser preservada dependiendo de los intereses de la empresa o la entidad pública.
| - Permite la comunicación interna entre miembros de una empresa privada o una entidad pública y externa a terceros.
- Sirve para constatar políticas y funciones dentro de una organización
- Diferencias documento de archivo y electrónico
| - El documento de archivo se encuentra en papel a diferencia del documento electrónico.
- El contenido del documento de archivo no se puede separar de su soporte, por lo cual garantiza la integridad de la información en el documento a diferencia de los electrónicos en los cuales si se puede separar el contenido.
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Documentos electrónicos | Son aquellos documentos producidos por una persona natural o jurídica a través de un ordenador, estos documentos contienen información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida.
| - Permiten el acceso a la información de manera fácil e inmediata
- Se almacenan grandes cantidades de información las cuales perduran a través del tiempo
- Permiten mover información de manera rápida entre miembros de la empresa privada o la entidad pública
| - La transmisión del documento electrónico es más rápida que la del documento de archivo.
- El almacenamiento de los documentos electrónicos es más económico que el de los documentos de archivo, debido a que ocupan menos espacio físico y no recaen en gastos de papel.
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