Valoración documental y disposición final de los documentos

Valoración documental y disposición final de los documentos

Tipo de documento Valoración documental Disposición final

Licitaciones

Son documentos que reflejan los contratos realizados por una entidad en ejercicio de sus funciones. Son importantes por poseer valor legal, fiscal, contable y administrativo.

Terminado el tiempo de retención en el archivo central se pueden eliminar.

Actas Junta Directiva

Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman parte de la memoria institucional por lo tanto son de conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se microfilman para consulta y conservación del original

Se debe dar conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se microfilman para consulta.

Resoluciones

Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las políticas administrativas y financieras de la Entidad

Se conservarán como parte de la memoria institucional del Instituto. Se microfilman para consulta y preservación del original.

Certificados De Personal Documentos cuyos datos se extraen de la historia laboral.

. No tienen valores secundarios.

Convenios

Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo.

Su disposición es una vez se haya cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.

Actas Entrega De Oficinas Son copias de documentos que reposan en la historia laboral de cada funcionario.

Al cumplir el tiempo de retención se pueden eliminar el proceso de evolucion mientras no se pueda redimir.Tipos de Documentos

La norma GTC 185, 2015 está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios, y todas aquellas personas involucradas en la generación para facilitar su elaboración y presentación.

A continuación, se explican tres ejemplos:

Memorando. Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales, o internacionales. Debe tener los siguientes aspectos: Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en primera persona en plural; distribuir el texto