IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONTROL DE PROCESOS EN LA EMPRESA TNEWS PARA MEJORAR LA EFICACIA Y EFICIENCIA EN LOS PROCESOS

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BASES TEÓRICAS

TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

Para la gestión del proyecto se han aplicado las buenas prácticas señaladas por el Project Management Institute (PMI) con la quinta edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK). A continuación se explicará de forma resumida lo realizado en cada área del conocimiento para la gestión del proyecto.

- Gestión de la integración del proyecto

Para dar comienzo al desarrollo del proyecto denominado como SIGIC (Sistema de Gestión Integrada y Control de Procesos), se ha elaborado el Acta de Constitución del proyecto o Project Charter, el cual autoriza formalmente el inicio del mismo. Para el presente proyecto, como parte del contrato establecido entre Overall Strategy S.A.C. y su cliente, la empresa se compromete a automatizar/controlar a través de un sistema de software los procesos que se ejecutan, como por ejemplo, automatizar el ingreso de información y generación de indicadores. El Project Charter incluye principalmente: nombre del proyecto, objetivos, justificación, descripción general del proyecto y el resumen del cronograma de hitos. El detalle del documento se encuentra en la sección de Anexos, al final del presente trabajo de investigación.

- Gestión del Alcance del proyecto

Para determinar el alcance del proyecto se han utilizado diversas técnicas de recopilación de requisitos como: entrevistas, observación, análisis de documentos, focus groups y prototipos. (Ver la sección de anexos). Asimismo, en base al enunciado del alcance del proyecto, se procedió con la elaboración de la Estructura de Desglose de Trabajo o WBS.

C. Gestión del Tiempo del proyecto

Debido a la premura y exigencia del cliente dedicado al rubro de las telecomunicaciones para la cual brinda servicios Overall Stretegy S.A.C., por automatizar los diversos procesos que se ejecutan en La Academia, se han obviado los pasos iniciales de la gestión del tiempo y se ha procedido directamente a elaborar el Cronograma, aquí podemos encontrar la lista de actividades, paquetes de trabajo, lista de hitos y estimación de recursos y duración de las actividades.

D. Gestión del Costo

Para el desarrollo del proyecto se estimó un presupuesto de s/. 115 107 (nuevos soles) durante los 9 meses que se requieren para la implementación del mismo. El sistema SIGIC (Sistema de Gestión Integrada y Control de Procesos) se ha elaborado como parte de los servicios que acuerda Overall Strategy S.A.C. con su cliente dentro del pliego de condiciones firmado al inicio de la última adjudicación, la cual solicitaba contar con una herramienta de automatización para los fines de La Academia. A continuación, el detalle del proceso “Determinar el Presupuesto”, definido por el PMBOK:

Durante el proceso de preparar el presupuesto se establece la línea base de costo del proyecto. Es posible utilizar la herramienta de Suma de Costos y la de Análisis de Reserva (Reserva de contingencia y Reserva de Gestión). (Lledó, 2013, pg. 171).

Para el cálculo de la Línea Base del Costo (LBC) se ha establecido el costo mensual durante el periodo establecido para el proyecto (9 meses). Cabe señalar que la LBC es la sumatoria entre el costo de las actividades más la reserva de contingencias.

HIPOTESIS Y VARIABLES

HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION

Hipótesis general

- La Implementación de un Sistema de Gestión Integrada y Control de Procesos en la empresa TNEWS ayudara a mejorar la eficacia y eficiencia en los procesos de la empresa.

Hipótesis secundarias

- Una adecuada gestión agilizaría la realización de otros procesos que requieren de más criterio

- La buena gestión de la información en el área administrativa de Tnews aumentaría la velocidad de realización de informes.

- La automatización de los procesos administrativos eliminaría los errores en la información.

VARIABLE

Variable independiente

- Implementación de software un sistema de gestión integrada y control de procesos en la empresa tnews.

Variables dependientes

- Mejoría de la eficacia y eficiencia

DIMENSIONES

Centralización/accesibilidad

De la variable independiente. Corresponde al adecuado almacenamiento de la toda la información de los procesos de capacitación en una base de datos única, generando la accesibilidad inmediata de la información a través de consultas y reportes de sistema.

Velocidad

De la variable independiente. Corresponde a la velocidad de la alternativa de solución, un entorno web que simplifica los procesos de capacitación y disminuye el tiempo en el registro de la información. Esto impacta positivamente en el tiempo de entrega de la información final al cliente.

Estandarización

De la variable dependiente. En relación a la estandarización de la información de los eventos de capacitación. La estandarización responde al manejo de un mismo lenguaje a través del sistema. Aplica para identificadores, temas, subtemas, entrenadores, empresas, canales, regiones, salas, entre otros. Dicha estandarización es aplicada desde el proceso inicial (registro de cronograma) hasta el registro del ISO (proceso final).

Confiabilidad

De la variable dependiente. Corresponde al grado de aceptación de los indicadores finales. El registro de la información a través del sistema aumenta la confianza en los números resultantes por dos razones: restricción de información al tratarse de un sistema automatizado