Herramientas básicas e indispensables para gestionar cada etapa implicada en el desarrollo de un proyecto.

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La mayoría de los modelos cuantitativos se centrará en datos financieros para respaldar la cartera. Los datos generados varían bastante, pero incluyen información sobre:

- Rendimiento del capital.

- Rendimiento de los activos netos; cubrir gastos y período de devolución; coste de riesgos.

- Valor presente neto y/o tasa interna de rentabilidad.

- Análisis de coste / beneficio.

- Análisis de sensibilidad.

- Datos del mercado.

Cada técnica financiera tiene sus ventajas y sus desventajas, por lo que es normal utilizar más de una de las mencionadas en la lista anterior. Cuantos más datos se generen, más esfuerzo se requerirá después para validar y medir el rendimiento real cuando toda la atención esté centrada en el proyecto.

Cuando disponga de más información a lo largo del proyecto, complete y mejore los datos de la cartera de negocio. Preste atención a la configuración, y grabe todas las revisiones y todo lo que añada. Es importante que el EDP siempre se refiera a la última versión corregida cuando revise sus decisiones.

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La cartera de negocio es un documento de control clave como la carta fundamental para el proyecto, y debe ser objeto de revisión, examen y actualización permanente.

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El proceso de puesta en marcha

Si usted está entusiasmado con un proyecto y desea sumergirse en él de forma activa, resultará prudente estudiar la información que pueda reunir para asegurarse de que el proyecto no empieza en la direccion equivocada. A estas alturas, debería tener claro:[pic 24]

- Quién es su patrocinador.

- Quiénes son los clientes y los posibles clientes secundarios.

- Quién utilizará los resultados.

- El equipo central del proyecto inicial o los posibles candidatos.

- Otras personas que pueden influir en el proyecto (los accionistas).

Sus esfuerzos y el trabajo del equipo estarán ahora centrados en reunir información de este grupo de individuos para poner en marcha el proyecto.

Necesidades y expectativas del cliente

Definir las necesidades del cliente pone en marcha un proceso que, al final, Ie permitiría producir comunicados específicamente diseñados para cumplir las expectativas del cliente. Una vez que usted haya entendido con claridad las prioridades, puede desarrollar los requisitos del proceso de planificación.

Trabajar con sus clientes puede ser frustrante. De vez en cuando tendría que ejercitar su empatía para entablar una relación amistosa que facilite el éxito del proyecto. Obtener la declaración de las necesidades es el producto de una asociación entre usted y sus clientes. Esto supone que ellos formen parte de la asociación con la seria intención de contribuir abiertamente y no sentarse en agendas ocultas.

Desarrollar la empatía significa desarrollar la capacidad de ponerse en el lugar del otro. Un buen líder debe saber ponerse en el lugar del otro, la empatía es fundamental para lograr un correcto desempeño y un buen clima laboral y el logro de cualquier proyecto.

Averiguar las necesidades que tiene el cliente Ie permitirá a usted preparar una lista de comunicados diseñada de manera específica para cumplir las expectativas de este. Una vez que haya entendido claramente las necesidades de cliente y las haya ratificado con él, puede desarrollar los requisitos que conlleva el proceso de planificación.

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Considere esto como la preparación de las bases de su proyecto. Si no consigue dedicar a esta actividad el tiempo y el esfuerzo adecuados, tendrá un impacto continuo en el proyecto durante el tiempo que dure.

Su cartera de negocio será siempre errónea si usted no entiende las necesidades de su cliente.

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Debe hacer un esfuerzo especial en:

- Entender al cliente, explorar la prioridad y la importancia relativa en relación con otras actividades.

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- Entender el entorno del cliente en que deben funcionar.

- Usar técnicas políticas, pues no todos los clientes son iguales y algunas necesidades no pueden tratarse.

- Demostrar que cree en las necesidades técnicas y su competencia técnica.

- Transformar las necesidades poco definidas en soluciones prácticas.

- Mantener la mente abierta a un enfoque creativo.

- Analizar las señales que recibe mezcladas sobre las necesidades específicas del proyecto.

- Intentar exponer las expectativas ocultas.

En esta fase, su objetivo es transformar la información que recibe en una clara declaración de necesidad que pueda volver a presentar al cliente para su validación y aceptación sin ninguna ambigüedad. Después, tanto usted como el cliente estarán preparados para colaborar mutuamente y llevar el proyecto una conclusión satisfactoria.

Evite estas posibles trampas:

- No ofrezca oro si lo apropiado es plata. No busque la perfección técnica si la capacidad actual o la técnica más modema conocida no la consigue. Normalmente lo simple es más eficaz. Confirme que el cliente entiende los riesgos de perseguir soluciones competitivas.

- Efecto de filtros de error. Es posible que ignore las necesidades para las que no se Ie ocurre una solución fácil porque está fuera de su experiencia o conocimiento.

El contrato del cliente

Como director de proyecto, usted tiene la obligación