Manual de Access

...

hace referencia a las bases de datos de Access.

4. El botón de revisión Exclusivo se muestra disponible sólo en entornos multiusuario (redes). Si una base de datos se abre de forma exclusiva, ningún otro miembro de la red puede abrirla si antes no la cierra aquel que la haya abierto de modo exclusivo.

Esto evita problemas al disco, ya que si dos usuarios de una red pudieran abrir una base de datos al mismo tiempo, al intentar añadir datos (registros) o al modificar alguno que ya exista, se podría entrar en conflicto, porque el ordenador no "sabría" a cuál de los dos usuarios de la red hacer caso. No obstante, Access le permite abrir una base de datos en modo compartido de modo que cualquier usuario de la red tenga acceso a la base. El problema está en que los datos que queden definitivamente almacenados serán los del último usuario que los almacene en el disco.

Existen una serie de privilegios que pueden asignarse a usuarios de la red. Por ejemplo, se puede asignar a un usuario únicamente la capacidad de leer una base de datos, con lo cual tendrá restringido el acceso para cualquier otra operación como, por ejemplo, grabar los datos que incorpore a la base.

5. Cuando haya elegido todos los datos para la nueva base, pulse el botón [ACEPTAR].

Una vez hecho todo esto, Access crea la base de datos y muestra una ventana que contiene todos sus elementos hasta ahora vacíos. Esta ventana recibe el nombre de ventana de base de datos y su aspecto, vacío, es éste:

LA VENTANA DE BASES DE DATOS

________________________________________

La ventana de la base de datos muestra como menú un grupo de fichas con las operaciones posibles dentro de la base de datos.

Al elegir una ficha, obtenemos cuántos elementos de ese tipo contiene la base de datos.

Como hemos visto en la figura, en la ventana de base de datos existen varias fichas:

1. Tablas. Ya hemos comentado algo de las tablas y veremos más adelante datos nuevos sobre ellas, pero se puede decir que las tablas son los cimientos sobre los que se construyen las bases de datos, ya que éstas contienen los datos que utilizaremos para trabajar con el resto de las funciones.

2. Consultas. Las consultas son cuestiones que se plantean a la base de datos para obtener ciertos resultados, normalmente mediante un ejemplo. Generalmente, las consultas generan un listado con el resultado de la cuestión que se ha planteado sobre una base de datos.

Por ejemplo, podríamos consultar cuántos individuos de una tabla son mayores de edad y Access generaría una lista de aquellos que cumplen esa condición.

El resultado siempre es una tabla que contiene los datos consultados, con la ventaja añadida de que si se modifican los datos de la tabla desde la que se ha creado la consulta, ésta también resulta actualizada.

3. Formularios. Son plantillas cuya finalidad es el modelado de los datos de una base. El resultado de la creación de un formulario es que Access permitirá introducir y editar los datos de una tabla, o incluso de la base de datos completa, de una forma más profesional (en lugar de directamente sobre la tabla original).

Su función es puramente estética y para un manejo más cómodo, si bien su construcción puede ser desde muy simple a muy compleja.

4. Informes. He aquí otro tipo de plantilla, que utiliza los datos de las tablas o consultas para generar un enunciado que suele ir destinado a la impresora. Los informes se forman mediante un texto común y datos extraídos de las tablas o consultas.

Cada registro suele destinarse a una hoja, salvo en casos concretos como las etiquetas postales que reúnen vados registros en una misma página.

5. Macros. Una macro es una función compleja que se ha construido partiendo de otras más simples.

Podemos realizar macros de modo que, al pulsar una tecla o seleccionar una opción de menú (por ejemplo), Access ejecutará varias operaciones que usualmente realizamos a menudo de forma automática.

6. Módulos. Un módulo es una parte de un programa realizado con un lenguaje de programación que proporciona Access.

Para utilizarlo es necesario tener ciertas la ser posible amplias) nociones sobre programación, así como un profundo conocimiento del lenguaje de Access.

Para seleccionar cualquiera de estas fichas, bastará con llevar el ratón hasta una de ellas y pulsar el botón izquierdo de éste.

Entonces aparece, en el cuadro de la izquierda, una lista con los elementos que existan sobre ese tema dentro de la base de datos. Por ejemplo, al pulsar sobre la ficha [TABLAS] obtendremos todas las tablas disponibles de la base de datos activa.

Veamos de nuevo la ventana de base de datos:

Existen en ella tres botones que aún no hemos visto:

1. [ABRIR]. Con este botón podrá abrir un elemento de cualquier ficha. Para ello, seleccione una ficha cualquiera y después elija de la lista el elemento que desee.

Pulse el botón [ABRIR] (o bien haga un doble clic sobre el elemento) y Access lo abrirá para poder trabajar con él.

Por ejemplo, si desea abrir una tabla, elija la ficha Tabla y seleccione una tabla de las que aparezcan en la lista pulsando el botón [ABRIR].

Si no aparece ninguna tabla en la lista es porque en esa base de datos no existen tablas.

Pulse, pues, el botón [NUEVO] si desea crear una tabla para la base de datos actual.

2. [DISEÑO] El botón de diseño permite abrir la estructura de un elemento para modificarla.

Por ejemplo, la estructura de una tabla está formada por los campos y sus tipos.

Pulse este botón para modificar la estructura, añadiendo campos para cada registro o eliminando alguno que ya tenga. Puede ver la creación y modificación de estructuras de bases de datos en el próximo capítulo: Creación y manejo de tablas.

Al